Praktek dan Proses Kaizen Event dalam Perusahaan

Dalam perusahaan yang sudah memiliki sistem lean, sudah tidak asing lagi dengan kegiatan perbaikan secara terus menerus atau biasa di sebut dengan kaizen.

Baca juga : Definisi Kaizen

Secara garis besar, sasaran kaizen adalah tercapainya kualitas yang diharapkan oleh pelanggan, bukan hanya pelanggan dalam artian sesungguhnya, akan tetapi pelanggan juga didalamnya termasuk adalah bagian / orang maupun perusahaan tempat seseorang bekerja. Karena pelanggan disini adalah umum, dan berfokus kepada permintaan, seperti contoh: dalam industry garment, ada departeman aksesoris ataupun department print maupun department cutting, departement-departement ini memiliki pelanggan tetap yaitu sewing, karena permintaan dari sewinglah proses-proses yang ada di department-departement tersebut dibuat. Jadi sewing bisa dikatakan sebagai pelanggan dari department-departement yang mendukung proses sewing tersebut. Dan begitu suga department lainnya, dalam artian luas, pelanggan adalah bagian ataupun perorangan yang meminta untuk dilayani demi kebutuhan proses pekerjaan yang akan dikerjakannya.

Pelaksanaan kaizen event dalam sebuah perusahaan

Salah satu praktek kaizen yang dilakukan dalam sebuah perushaan lean manufacturing adalah kaizen event. Kaizen event ini pada umumnya dilaksanakan dalam jangka waktu lima hari kerja.

Kegiatan kaizen event dibagi dalam beberapa aktivitas, seperti:

Hari pertama: Pelatihan dan project review

kegiatan akan berfokus kepada pelatihan dan pengenalan kaizen kepada setiap anggota tim kaizen. Pelatihan ini harus dilakukan oleh seorang trainer yang memang memiliki kemampuan dan pengalaman tentang kaizen tersebut, hal ini diharapkan agar pelatih dapat mentrasfer pengetahuan serta pengalaman yang dimilikinya kepada setiap anggota tim kaizen tersebut. Pelatihan dan pengenalan kaizen event biasanya akan memakan waktu kurang lebih dari awal jam kerja hingga waktu istirahat makan siang, waktu setengah hari tersebut difungsikan untuk lebih mendalami pengetahuan perbaikan terus menerus setiap anggota tim. Selain perlu adanya pelatih, diperlukan juga ada seorang fasilitator yang memfasilitasi setiap kegiatan perbaikan secara berkesinambungan, agar kegiatan tersebut mencapai tujuan yang diharapkan. Seorang fasilitator harus memiliki kemampuan berkomunikasi dengan baik, juga diharapkan memiliki jaringan yang sangat luas diperusahaan tersebut. Seorang fasilitator harus mampu mengarahkan tim kaizen tersebut, agar kegiatan tim yang dibentuk berjalan sesuai dengan yang direncanakan, adalah tugas seorang fasilitator pula untuk mengingatkan tim, jika suatu saat tip tersebut berada diluar fokus kegiatan perencanaan perbaikan yang menjadi tema /permasalahan yang coba diselesaikan oleh tim kaizen tersebut.

Kegiatan setelah pelatihan, pada umumnya adalah waktu untuk setiap anggota tim kaizen mendalami permasalahan yang akan diselesaikan. Dengan melakukan pencocokan data hingga pengklarifikasian data yang didapat ke bagian-baian terkait, seperti contoh jika kaizen event tersebut megangkat tentang perbaikan kualitas dibagian sewing, klarifikasi ataupun pencocokan data dengan kondisi yang terjadi di shopfloor, harus dilakukan observasi ke sewing tersebut dan pengklarifikasian juga kepada departemen qualitas perusahaan tersebut. Hal ini harus dilakukan agar kesesuaian data dengan kondisi sesunggunya adalah akurat, dan juga untuk memastikan bahwa tim kaizen tidak berada pada jalur penyelesaian yang salah.

Saat pelaksanaan obeservasi, sangat penting bagi tim kaizen untuk mendokumentasikan berupa photo, karena ini akan menjadi perbandingan kondisi sebelum perbaikan dan setelah perbaikan dilakukan.

Hari ke dua: Menyelesaikan observasi dan analisa hasilnya serta menentukan ide solusi perbaikan

Untuk kegiatan di hari kedua ini adalah melanjutkan kegiatan hari pertama, yaitu mendalami data yang ada dengan kondisi yang terjadi di area kerja tempat permasalahan tersebut. Sangat penting untuk mendalami kodisi yang terjadi, dengan dilanjutkan pelaksanaan analisa yang dengan tujuan untuk mendapatkan solusi perbaikan dari permasalahan tersebut.

Pada umumnya analisa untuk mendapatkan solusi tersebut menggunakan analisa sebab akibat, yaitu analisa untuk mencari faktor-faktor yang menyebabkan permaslahan tersebut timbul. Pada analisa sebab akibat ini tim sudah dipastikan akan menemukan banyak faktor penyebab dari timbulnya permasalah, disinilah peran penting seorang fasilitator untuk mengarahkan tim kaizen event agar mereka fokus kepada prioritas penyebab dari timbulnya permasalahan tersebut.

Karena dalam waktu yang hanya dilakukan selama lima hari, akan sulit bagi anggota tim kaizen event untuk menyelesaikan semua penyebab serta prioritas solusi dari timbulnya permaslahan tersebut.

Untuk fokus kepada prioritas penyelesaian masalah, bisa digunakan table prioritas, sebagai panduan kepada anggota tim kaizen event untuk menyelesaikan atau menemukan penyabab dari permasalahan tersebut. Adapun tabel prioritas sabagai berikut:

Pada table tersebut, kita bisa diskusikan penyebab-penyebab timbulnya permasalahan dengan menempatkan solusi ataupun ide perbaikan tersebut ke kotak, apakah ide maupun solisi berdampak besar terhadap akibat dari permasalahan yang diangkat oleh tim projek, dan jika hal itu berdampak besar, pertanyaan selanjutnya apakah solusi tersebut mudah atau sulit untuk di laksanakan, jika berdampak besar terhadap akibat permaslahan dan dalam pelaksanaan nya mudah untuk di implementasikan, maka solusi tersebut bisa di tulis atau di masukkan ke dalam kotak nomor 1,dan solusi tersebut bisa dijadikan solusi prioritas utama, dan begitu juga jika ternyata solusi tersebut berdampak besar terhadap akibat dari permasalahan yang diangkat, akan tetapi sulit untuk di implemtasikan, maka solusi tersebut di masukkan ke dalam kotak prioritas nomor 3, dengan tingkat atau level medium. Begitu juga dengan ide solusi-solusi lainnya, kitalihat dari level akibat / keuntungannya serta sulit atau tidaknya kita mengimplementasikan solusi tersebut.

Dalam penentuan solusi ada baiknya kita juga ikut mengundang atau mengikut sertakan pengawas ataupun supervisor di area terjadinya permasalahan, hal ini bertujuan agar jika dalam pelaksanaan perbaikan di area tersebut, tim kaizen mendapat dukungan penuh dari pemilik area. Sehingga ide solusi bisa dilaksanakan sesuai dengan apa yang diharapkan oleh semua pihak bukan hanya oleh tim kaizen event.

Sangat penting untuk tim kaizen mengetes ide perbaikan sebelum ide tersebut di implementasikan pada are terjadinya permasalahan. Hal ini akan mengurangi tingkat kegagalan dalam perbaikan, karena dalam pengetesan pelaksanaan ide dari solusi tersebut jika kurang berhasil, tim kaizen masih memiliki kesempatan untuk mengembangkan dan memperbaiki ide maupun solusi perbaikan yang tadi diajukan.

Hari ke tiga: Pelaksanaan ide solusi perbaikan di area tempat terjadinya permaslahan

Jika dalam pengetesan solusi, ternyata tidak ditemukan error, maka tim kaizen bisa langsung mengimplemantasikan ide solusi tersebut di area terjadinya permasalahan, akan tetapi sebelum pelaksanaan di area tersebut, sangat di sarankan agar tim melakukan dialog dengan pemilik area tersebut, seperti pengawas area mauppun supervisor area tersebut.

Pentingnya komunikasi antara tim kaizen dengan pengawas maupun supervisor dari area terjadinya permasalahan, dengan tujuan agar mendapat dukungan penuh dari mereka untuk pelaksanaan ide solusi yang di ajukan oleh tim kaizen.

Hari ke empat: Penyelesaian akhir Pelaksanaan ide solusi perbaikan di area tempat terjadinya permaslahan dan memastikan hasilnya

Pada hari keempat, adalah hari dimana tim kaizen diusahakan untuk menyelesaikan solusi atu ide di area tempat terjadinya permaslahan,dan memantau hasil dari pelaksanaan solusi tersebut.

Memantau maupun mengobservasi pelaksanaan ide yang telah selesai dengan tuuan mendapatkan perbandingan,apakah ide tersebut berdampak terhadap permaslahan tersebut. Dan sangat penting sekali untuk mendokumentasikan hasil perbaikan tersebut, baik itu dengan photo ataupun video. Karena dokumentasi tersebut akan menjadi perbandingan dengan dokumentasi yang sebelum perbaikan di ambil oleh tim kaizen tersebut. (lihat kegiatan hari pertama)

Hari ke lima: Penyelesaian akhir Pelaksanaan ide solusi perbaikan di area tempat terjadinya permaslahan dan memastikan hasilnya serta perayaan penutupan kegiatan kaizen event

Merupakan hari terakhir dari kegiatan kegiatan kaizen event tersebut, pada hari terakhir inilah semua persiapan untuk pelaporan atau report-out harus disiapkan. Semua materi mulai dari kegiatan hari pertama hingga hari terakhir, dibuat dalam bentuk visual untuk memudahkan setiap anggota untuk mempresentasikan hasil kegiatan dari pelaksanaan kaizen event tersebut.

Dalam pelaporan kaizen event, diharapkan dihadiri oleh level tertinggi perusahaan dan pengawas maupun supervisor dari area tempat terjadinya permasalahan serta pewakilan dari support tim, yang membantu pembuatan ataupun pelaksanaan ide atau solusi tersebut. Setiap anggota dari tim kaizen event harus mempresentasikan atau menyajikan kegiatan-kegiatan mereka selama kegiatan kaizen event berlangsung, penyajian kegiatan serta hasil kaizen event di hadapan orang-orang yang disebutkan tersebut jangan dilakukan hanya oleh perwakilan dari anggota tim kaizen event, akan tetapi semua nggota tim tersebut harus ikut andil dalam penyajian. Hal ini juga merupakan bagian dari pelatihan setiap anggota kaizen event untuk memiliki keberanian dalam berbicara di depan khalayak umum, dan yang paling utama adalah bentuk penghargaan setiap anggota tim tersebut dengan mengizinkan setiap anggota tim mempresentasikan kegiatan mereka.

Dan kegiatan terakhir dari semua kegiatan kaizen event adalah perayaan sebelum penutupan kegiatan kaizen event yang dilakukan oleh pihak menegement perusahaan, perayaan tersebut bisa berupa pemberian sertikat dari perusahaan ke pada anggota tim kaizen event, ataupun perayaan dalam bentuk lain tergantung dari kebijakan perusahaan masing-masing.

Demikian coretan gw tentang pelaksanaan kegiatan kaizen event di perusahaan, terimakasih untuk semua yang telah menyediakan waktunya, untuk berkunjung ke blogcoretangw.blogspot.com, semoga bermanfaat.

Jika terjadi kesalahan dalam tulisan, sebagai penulis dari blogcoretangw.blogspot.com memohon maaf, dan apabila ada yang ingin ditambahkan dalam coretan ini, silahkan tulis pada kolom komentar

Apabila tulisan ini bermanfaat, silahkan anda bagikan coretan ini melalui tombol media sosial yang terdapat pada blogcoretangw.blogspot.com

Coretan Lean