Definisi Kaizen - Kaizen merupakan filosofi yang berasal dari negara Jepang, filosofi ini selalu memfokuskan diri kepada pengembangan serta penyempurnaan secara terus menerus atau berkesinambungan. Jika mengartikan Kaizen secara harfiah, Kai yang artinya perubahan dan Zen memiliki artinya baik.
Tapi negara Cina, Kaizen disebut dengan Gaishan, di mana Gai berarti perubahan atau perbaikan dan Shan berarti baik atau memiliki keuntungan.
Jadi Kaizen bisa diartikan sebagai perubahan ataupun perbaikan menuju arah yang lebih baik. Kaizen merupakan kegiatan yang di harapkan dilakukan rutin dalam keseharian, karena teori kaizen merupakan teori yang sederhana dengan tujuan untuk melampaui peningkatan produktifitas.
Dan apabila kaizen dilakukan dengan benar akan meningkatkan kepedulian di tempat kerja, baik itu dapat mengurangi beban kerja yang berlebihan, kaizen juga mengajarkan orang untuk melakukan percobaan dalam pekerjaannya dengan menggunakan metode-metode ilmiah dengan cara mengenali pemborosan dan berusaha untuk mengurangi pemborosan tersebut di dalam proses kerjanya.
Jika standarisasi kerja tersebut telah di ikuti dengan baik oleh pekerja, maka dalam kaizen sangat diperlukan juga untuk melihat lebih detail, adakah bagian-bagian dari standarisasi kerja tersebut yang bisa di perbaiki dengan harapan hasil dapat lebih mempermudah pekerja dalam melakukan pekerjaannya denga waktu yang lebih singkat dari waktu sebelumnya.
Dari mengetahui selisih atau GAP tersebutlah, kita bisa menentukan langkah selanjutnya yaitu analisa.
Analisa-analisa ini yang akan kita gunakan sebagai penemu faktor terbesar yang mengakibatkan terjadinya selisih atau GAP, dan juga dari hasil temuan dari analisa tersebut dipastikan kita akan menemukan solusi untuk perbaikan (kaizen). Saat kita selesai di tahap menemukan solusi, maka solusi tersebut harus di komunikasikan terlebih dahulu kepada proses owner untuk mendapatkan dukungan dan kemudahan kita dalam melakukan pelaksanaan perbaikan tersebut. Diperlukan juga rencana kegiatan secara tertulis untuk memastikan bahwa kita berada pada track yang seharusnya dan sesuai yang di sepakati atau di komunikasikan oleh semua pihak yang terkait.
Dalam pelaksanaan ataupun eksekusi perlu dilibatkan pemegang proses, karena dalam praktek kaizen pemegang proses tersebutlah yang akan melakukan eksekusi kaizen yang tadi di rencanakan. Dari pemegang proses juga bisa kita lakukan observasi untuk tingkat kenyamanan hingga tingkat keamanan pengguna ataupun objek dari praktek perbaikan (kaizen), dalam artian secara umum kita juga harus mendengar dari si objek atau pemegang proses tentang pendapat dia berkenaan dengan perbaikan yang si objek lakukan. Hal ini perlu dilakukan karena sebagai pelaksana kaizen sangat diperlukan masukan mengenai pelaksanaan dari kaizen tersebut, hal ini untuk menghidari pendapat dari kita sendiri bukan pendapat dari si objek tadi. Perlu di ingat bahwa nantinya hasil yang di jalankan akan di praktekkan dan akan digunakan oleh si objek tersebut. Artinya yang dapat merasakan perubahan adalah si objek bukan anggota kaizen tersebut.
Sangat lah penting untuk melakukan pengecekan terhadap solusi yang tadi di eksekusi, untuk memastikan solusi tersebut diikuti oleh si objek. Dan dari sirkulasi kaizen untuk check atau pengecekan, kita bisa tahu apakah hasil dari solusi kaizen yang di buat tadi sudah mendekati ataupun 'menyentuh' target yang tadinya memiliki selisih. Jika ternyata hasilnya baik dan dapat mencapai dari target tersebut maka diperlukannya standarisasi, yang akan dijadikan pedoman untuk dilakukan penyebaran terhadap sumber daya yang bukan atau belum mempraktekan hasil dari pelaksanaan kaizen.
Sirkulasi praktek kaizen ini selalu berputar, seperti gambar dibawah :
Tapi negara Cina, Kaizen disebut dengan Gaishan, di mana Gai berarti perubahan atau perbaikan dan Shan berarti baik atau memiliki keuntungan.
Jadi Kaizen bisa diartikan sebagai perubahan ataupun perbaikan menuju arah yang lebih baik. Kaizen merupakan kegiatan yang di harapkan dilakukan rutin dalam keseharian, karena teori kaizen merupakan teori yang sederhana dengan tujuan untuk melampaui peningkatan produktifitas.
Dan apabila kaizen dilakukan dengan benar akan meningkatkan kepedulian di tempat kerja, baik itu dapat mengurangi beban kerja yang berlebihan, kaizen juga mengajarkan orang untuk melakukan percobaan dalam pekerjaannya dengan menggunakan metode-metode ilmiah dengan cara mengenali pemborosan dan berusaha untuk mengurangi pemborosan tersebut di dalam proses kerjanya.
Jika melihat dari definisi kaizen, untuk melakukan pembiasaan pada praktek kaizen tersebut dibutuhkan kesadaran pada setiap individu dan dari berbagai level kedudukan, baik itu level yang lebih rendah hingga level yang tertinggi dari organisasi perusahaan. Tanpa di landasi oleh kesadaran individu maka dipastikan dalam organisasi tersebut praktek kaizen tidak akan berjalan dengan mulus.
Prinsip Praktek Kaizen
Reduce atau mengurangi.
Yang dimaksud mengurangi adalah sesuai dengan definisi kaizen itu sendiri bahwa harus dilakukan praktek perbaikan terus menerus, maka mengurangi waktu, proses dan sebagainya dengan tujuan kesempurnaan untuk mencapai tujuan tanpa melakukan proses maupun waktu yang berlebihan. Jika memungkinkan mengurangi pada umumnya bertujuan untuk penghematan biaya dalam proses produksi tanpa berdampak pada kualitas dari hasil produksi ataupun hasil kinerja.
Memudahkan.
Prinsip kaizen juga mengharapkan adanya kemudahan dalam melakukan proses produksi ataupun proses kerja dengan perbaikan standarisasi operasional kerja atau biasa di sebut dengan SOP.Jika standarisasi kerja tersebut telah di ikuti dengan baik oleh pekerja, maka dalam kaizen sangat diperlukan juga untuk melihat lebih detail, adakah bagian-bagian dari standarisasi kerja tersebut yang bisa di perbaiki dengan harapan hasil dapat lebih mempermudah pekerja dalam melakukan pekerjaannya denga waktu yang lebih singkat dari waktu sebelumnya.
Menggabungkan.
Dalam hal ini peranan penting dalam praktek kaizen, bagaimana perubahan yang dilakukan bisa menggabungkan satu proses dengan proses lainnya, dengan tujuan agar proses tersebut bisa dilakukan dengan waktu yang lebih singkat.
Dari prinsip-prinsip kaizen inilah sebuah penghematan akan terjadi serta perbaikan terus menerus dalam meningkatkan kinerja sumber daya. Karena praktek kaizen merupakan perubahan dan perbaikan, maka diperlukannya sirkulasi atau metode ilmiah untuk melakukan praktek kaizen ini.
Sirkulasi dalam Praktek Kaizen
Plan atau rencana.
Sirkulasi pertama adalah pembuatan rencana, pada umumnya sirkulasi ini yang paling lama dalam memakan waktu. Karena dalam membuat rencana atau perencanaan dalam praktek kaizen yang harus dilakukan adalah pengumpulan data dan observasi pada keadaan yang sebenarnya. Jika dalam praktek kaizen hanya mengandalkan data yang di terima tanpa mengklarifikasi ke situasi ataupun kondisi yang sebenarnya, dipastikan bahwa perbaikan atau kaizen yang akan dilakukan akan jauh dari tujuan perbaikan yang diharapkan. Dari data hasil observasi lapangan maka disitu kita akan dapati kondisi yang seharusnya dengan kondisi yang berjalan pada saat ini, dengan menggunakan data tersebut kita akan dapat melihat dengan jelas GAP ataupun selisih yang terjadi antara kondisi saat ini dengan kondisi yang seharusnya terjadi.Dari mengetahui selisih atau GAP tersebutlah, kita bisa menentukan langkah selanjutnya yaitu analisa.
Analisa-analisa ini yang akan kita gunakan sebagai penemu faktor terbesar yang mengakibatkan terjadinya selisih atau GAP, dan juga dari hasil temuan dari analisa tersebut dipastikan kita akan menemukan solusi untuk perbaikan (kaizen). Saat kita selesai di tahap menemukan solusi, maka solusi tersebut harus di komunikasikan terlebih dahulu kepada proses owner untuk mendapatkan dukungan dan kemudahan kita dalam melakukan pelaksanaan perbaikan tersebut. Diperlukan juga rencana kegiatan secara tertulis untuk memastikan bahwa kita berada pada track yang seharusnya dan sesuai yang di sepakati atau di komunikasikan oleh semua pihak yang terkait.
Do atau Melakukan Perbaikan.
Do disini bisa diartikan pelaksanaan atau eksekusi dari rencana kegiatan yang telah dibuat tadi.Dalam pelaksanaan ataupun eksekusi perlu dilibatkan pemegang proses, karena dalam praktek kaizen pemegang proses tersebutlah yang akan melakukan eksekusi kaizen yang tadi di rencanakan. Dari pemegang proses juga bisa kita lakukan observasi untuk tingkat kenyamanan hingga tingkat keamanan pengguna ataupun objek dari praktek perbaikan (kaizen), dalam artian secara umum kita juga harus mendengar dari si objek atau pemegang proses tentang pendapat dia berkenaan dengan perbaikan yang si objek lakukan. Hal ini perlu dilakukan karena sebagai pelaksana kaizen sangat diperlukan masukan mengenai pelaksanaan dari kaizen tersebut, hal ini untuk menghidari pendapat dari kita sendiri bukan pendapat dari si objek tadi. Perlu di ingat bahwa nantinya hasil yang di jalankan akan di praktekkan dan akan digunakan oleh si objek tersebut. Artinya yang dapat merasakan perubahan adalah si objek bukan anggota kaizen tersebut.
Check atau mengecek hasil dari perbaikan tersebut.
Pada sirkulasi ini sangatlah penting, karena banyaknya praktek kaizen gagal adalah partisipan kaizen tidak melakukan pengecekan terhadap hasil dari solusi perbaikan atau kaizen.Sangat lah penting untuk melakukan pengecekan terhadap solusi yang tadi di eksekusi, untuk memastikan solusi tersebut diikuti oleh si objek. Dan dari sirkulasi kaizen untuk check atau pengecekan, kita bisa tahu apakah hasil dari solusi kaizen yang di buat tadi sudah mendekati ataupun 'menyentuh' target yang tadinya memiliki selisih. Jika ternyata hasilnya baik dan dapat mencapai dari target tersebut maka diperlukannya standarisasi, yang akan dijadikan pedoman untuk dilakukan penyebaran terhadap sumber daya yang bukan atau belum mempraktekan hasil dari pelaksanaan kaizen.
Act / Adjust atau melihat hasil perbaikan.
Sirkulasi ini, maksudnya bahwa jika memang sudah ada hasil positif dari solusi perbaikan kaizen tadi, maka sangatlah penting untuk mensosialisasikan ke proses yang sama dan jika tidak ada perbaikan setelah kita melakukan solusi dari permasalah tersebut, maka diperlukan pengkajian ulang untuk mendapatkan fokus dari perbaikan tersebut.Sirkulasi praktek kaizen ini selalu berputar, seperti gambar dibawah :
 |
| Sumber: Dok. https://blogcoretangw.blogspot.com |
Ruang Lingkup dan Konsep Praktek Kaizen
Seperti yang telah disebutkan bahwa praktek kaizen memiliki tujuan dalam perbaikan maupun peningkatan secara terus menerus, maka praktek kaizen dalam suatu organisasi perusahaan HARUS menyentuh setiap karyawan.
Konsep praktek kaizen pada umumnya memiliki dasar :
Pada umumnya praktek kaizen selalu beriringan dengan Total Quality Management (TQM). karena system mutu dilakukakan dengan tujuan memperbaiki mutu dari produk maupun sumber daya yang ada dalam organisasi perusahaan, jadi kaizen bisa juga dikaitkan dengan kesatuan pandangan yang komprehensif dan terintegrasi dengan TQM tersebut.
Orientasi kaizen pada TQM mencakup :
Dalam praktek kaizen dalam organisasi perusahaan, pada umumnya mencakup 3 segmen, akan tetapi hal ini tergantung kepada kebutuhan masing-masing perusahaan.
3 segmen kaizen dalam organisasi perusahaan :
Jadi pada umumnya kaizen bisa dilakukan oleh siapa saja dan dimanapun tempatnya, yang sangat diperlukan dalam praktek kaizen itu adalah bagaimana kita bisa dan dapat berkomitmen untuk menjalankan dan melaksanakan praktek kaizen tersebut, tanpa harus adanya tekanan maupun paksaan dari pihak manapun.
Karena kaizen membutuhkan metologi ilmiah yang akan bisa digunkan sebagai 'peta' agar dalam praktek kaizen tidak melakukan perbaikan bukan pada fokus yang diharapkan, jadi diperlukan juga pengembangan dan pelatihan metodelogi praktek kaizen, seperti PDCA (Plan, Do, Chack dan Act/Adjust), Analisa-analisa yang mengarah pada akar permasalahan seperti analisa 5 mengapa dan yang paling penting adalah komunikasi yang baik.
Konsep praktek kaizen pada umumnya memiliki dasar :
- Berorientasi pada hasil dan juga proses
- Berpikir secara sistematis pada seluruh proses
- Tidak menyalahkan manusianya tapi memperbaiki proses
Pada umumnya praktek kaizen selalu beriringan dengan Total Quality Management (TQM). karena system mutu dilakukakan dengan tujuan memperbaiki mutu dari produk maupun sumber daya yang ada dalam organisasi perusahaan, jadi kaizen bisa juga dikaitkan dengan kesatuan pandangan yang komprehensif dan terintegrasi dengan TQM tersebut.
Orientasi kaizen pada TQM mencakup :
- Berorientasi pada pelanggan atau costumer
- Pengendalian mutu secara menyeluruh (Total Quality Management)
- Autonomation / robotik
- Displin ditempat kerja
- Pemeliharan produktiftas
- Penyempurnaan dan perbaikan mutu
- Tepat waktu
- Tanpa cacat
Dalam praktek kaizen dalam organisasi perusahaan, pada umumnya mencakup 3 segmen, akan tetapi hal ini tergantung kepada kebutuhan masing-masing perusahaan.
3 segmen kaizen dalam organisasi perusahaan :
- Kaizen yang berorientasi pada managemen dengan memusatkan perhatian pada masalah besar yang berada pada ruang lingkup seperti masalah strategi dalam perusahaan.
- Kaizen yang berorientasi pada kelompok, pada umumnya kaizen ini dilakukan dengan keikutsertaan karyawan secara suka rela.
- Kaizen yang berorientasi pada individu, pada umumnya kaizen ini berupa perbaikan terhadap kinerja individu untuk mencapai hasil yang di inginkan.
Jadi pada umumnya kaizen bisa dilakukan oleh siapa saja dan dimanapun tempatnya, yang sangat diperlukan dalam praktek kaizen itu adalah bagaimana kita bisa dan dapat berkomitmen untuk menjalankan dan melaksanakan praktek kaizen tersebut, tanpa harus adanya tekanan maupun paksaan dari pihak manapun.
Karena kaizen membutuhkan metologi ilmiah yang akan bisa digunkan sebagai 'peta' agar dalam praktek kaizen tidak melakukan perbaikan bukan pada fokus yang diharapkan, jadi diperlukan juga pengembangan dan pelatihan metodelogi praktek kaizen, seperti PDCA (Plan, Do, Chack dan Act/Adjust), Analisa-analisa yang mengarah pada akar permasalahan seperti analisa 5 mengapa dan yang paling penting adalah komunikasi yang baik.
Tulisan terkait:
Post a Comment for "DEFINISI KAIZEN"