8 Langkah Proses Penyelesaian Masalah - Dalam penyelesaian masalah, ada beberapa proses yang dilakukan agar kita terhidar dari penyelesaian masalah bukan pada permasalahannya.
Umumnya dalam lean manufacturing yang menggunakan TPS atau Toyota Production System, dalam penyelesaian masalah mereka menggunakan konsep PDCA (Plan Do, Chack dan Action / Adjust) untuk penyelesaian masalah.
Adapun proses-proses penyelesain masalah tersebut, pada lean dengan sistem TPS umumnya menggunakan 8 langkah proses yang didalamnya termasuk bagian dari proses PDCA.
setelah mendapatkan kondisi yang sebenarnya, kita di tuntut harus menentukan situasi ideal secara teliti dengan perhitungkan untuk kebutuhan pelanggan (internal and external) ataupun mendukung visi perusahaan serta kecocokkan dengan tujuan perusahaan sangat jelas dan ringkas, dan langkakah selanjutnya adalah kita juga harus mendefinisikan masalah dari gap / selisih secara jelas dan ringkas serta terukur (dari apa ke apa) juga dapat dilihat (didukung dengan gambar).
Umumnya dalam menjelaskan masalah pada langkah pertama ini, dilakukan obeservasi dengan pertanyaan ; (Di ambil dari “Toyota KATA” hal. 155 oleh Mike Rother)
Gunakan pertanyaan : apa maslahnya?, apa dampak dari permasalah yang timbul?, permasalahan tersebut timbulnya dimana?, kapan permaslahan tersebut terjadi?, dan siapa yang terkena dampak yang ditimbulkan dari permasalahan tersebut?.
Selalu periksa setiap faktor dengan "Genchi Genbutsu", lalu uraikan hasil yang kita dapat dari situ, semua data yang kita dapat tersebut, kita harus prioritaskan pada inti masalah yang biasa dalam lean di sebut dengan POO.
Setelah kita menguraikan permasalahan yang terjadi dan mendapatkan POO tersebut, langkah selanjutnya adalah penentuan target.
Penentuan target ini perlu dilakukan untuk mengetahui tingkat keberhasilan kita dalam penyelesaian masalah. Mengapa target baru?, target ini tidak sama dengan kondisi Target (Situasi Ideal pada Langkah Pertama),karena sekarang kita sudah mengurai masalahnya!, jadi kita bisa tahu berapa banyak dari kondisi Target dapat kita selesaikan?, juga mengijinkan kita untuk mengalokasikan sumber daya, serta membantu kita untuk mengerucutkan tindakan perbaikan.
Buatlah target yang dapat dihubungkan dengan perbaikan dapat terlihat di titik penyebab, harus mudah diukur, berkaitan dengan tujuan pelanggan dan berkaitan dengan pemilik proses.
Buatlah komitmen yang jelas sehingga 100% anggota tim menerima tujuan tersebut, tentukan seberapa banyak juga tentukan kapan waktunya, dalam penentuan target di perlukan agresifitas semua tim untuk mencapai situasi ideal dan waktu untuk mencapai harus cepat.
“Menghidupkan dan mematikan masalah” adalah indikasi yang baik anda berada di akar penyebab, serta jika beberapa akar penyebab menunjukkan perlunya uraian lebih lanjut, maka hal ini akan terlalu dalam membawa kita ke masalah lain! dan berdampak pada tidak inti pada permasalahan tersebut.
Dalam mengembangkan tindakan perbaikan, perlu di mulai dengan apakah orang-orang kita memiliki keterampilan dan sumber daya untuk melaksanakan tindakan perbaikan?, wewenang untuk melakukan perubahan? dan juga Simpel / mudah / biaya yang efektif.
Lalu perlu kita ketahui apakan perbaikan / penilaian sementara atau tindakan perbaikan permanen, dengan memprioritaskan menggunakan proses yang tim dan yang terlibat sukai.
Jika 8 langkah ini dilakukan dalam pelaksanaan penyelesaian permasalah dengan konsep PDCA. Jadi lakukan secara terus menerus jika tahapan tersebut telah dilalui, dalam pelaksanaan penyelesaian permasalahan sangat penting untuk salang mengerti dan memahami satu dengan lainnya, agar proses penyelesaian masalah menghasilkan hasil yang maksimal bukan menambah permaslahan baru.
Apabila langkah-langkah ini dilakukan secara konsisten dan berkelanjutan, maka proses perbaikan secara terus menerus akan berdampak positif terhadap perkembangan perusahaan tersebut, karena pola fikir karyawan secara otomatis akan berubah, dan menjadikan karyawan-karyawan sebagai problem solver berdasarkan keinginan dari hati mereka bukan berdasarkan tututan dari perusahaan tersebut.
Rasa kepemilikan terhadap perusahaan akan tertanam pada diri karyawan sehingga perusahaan akan menjadi rumah serta ladang yang baik untuk para karyawannya.
Demikian pembahasan tentang 8 Langkah Proses Penyelesaian Masalah, yang umumnya digunakan pada praktek lean dalam penyelesaian massalah maupun proses melakukan perbaikan, semoga bermanfaat.
Jika anda suka dengan artikel ini, silahkan bagikan melalui tombol media sosial yang terdapat pada blog ini.
Umumnya dalam lean manufacturing yang menggunakan TPS atau Toyota Production System, dalam penyelesaian masalah mereka menggunakan konsep PDCA (Plan Do, Chack dan Action / Adjust) untuk penyelesaian masalah.
Adapun proses-proses penyelesain masalah tersebut, pada lean dengan sistem TPS umumnya menggunakan 8 langkah proses yang didalamnya termasuk bagian dari proses PDCA.
8 Langkah Proses Penyelesaian Masalah berdasarkan TPS
#1. Menjelaskan masalah (Plan)
Maksud dari menjelaskan masalah adalah kita harus tahu kondisi dari permasalah tersebut, dengan mengumpulkan data yang dilakukan berdasarkan observasi dari kondisi atau situasi yang terjadi pada saat ini, baik itu berupa; gejala dari masalah dan hal ini harus mempertimbangkan sudut pandang pemilik proses dan juga harus mempertimbangkan sudut pandang pelanggan (internal and external).setelah mendapatkan kondisi yang sebenarnya, kita di tuntut harus menentukan situasi ideal secara teliti dengan perhitungkan untuk kebutuhan pelanggan (internal and external) ataupun mendukung visi perusahaan serta kecocokkan dengan tujuan perusahaan sangat jelas dan ringkas, dan langkakah selanjutnya adalah kita juga harus mendefinisikan masalah dari gap / selisih secara jelas dan ringkas serta terukur (dari apa ke apa) juga dapat dilihat (didukung dengan gambar).
Umumnya dalam menjelaskan masalah pada langkah pertama ini, dilakukan obeservasi dengan pertanyaan ; (Di ambil dari “Toyota KATA” hal. 155 oleh Mike Rother)
- Apa kondisi targetnya? (tantangannya)
- Apa kondisi aktualnya sekarang?
- Hambatan apa saja (yang sekarang kita katakan sebagai masalah), pertanyaan ini bisa diperjelas dengan pertanyaan; apa yang menghalangi anda untuk mencapai kondisi target? dan dimana kondisi anda sekarang?
- Apa langkah anda berikutnya? (Haruskah kita mulai PDCA, atau kapan kita mulai PDCA berikutnya? )
- Kapan kita dapat ‘pergi dan lihat’ apa yang sudah kita pelajari untuk langkah berikutnya?
#2. Menguraikan masalah (Plan)
Di langkah ini kita sudah harus mulai fokus pada spesifik permaslahan, umumnya untuk mendapatkan spesifikasi permasalahan kita gunakan pertanyaan 4W’s (What, Where, When, Who).Gunakan pertanyaan : apa maslahnya?, apa dampak dari permasalah yang timbul?, permasalahan tersebut timbulnya dimana?, kapan permaslahan tersebut terjadi?, dan siapa yang terkena dampak yang ditimbulkan dari permasalahan tersebut?.
Selalu periksa setiap faktor dengan "Genchi Genbutsu", lalu uraikan hasil yang kita dapat dari situ, semua data yang kita dapat tersebut, kita harus prioritaskan pada inti masalah yang biasa dalam lean di sebut dengan POO.
#3. Menentukan target (Plan)
Penentuan target ini perlu dilakukan untuk mengetahui tingkat keberhasilan kita dalam penyelesaian masalah. Mengapa target baru?, target ini tidak sama dengan kondisi Target (Situasi Ideal pada Langkah Pertama),karena sekarang kita sudah mengurai masalahnya!, jadi kita bisa tahu berapa banyak dari kondisi Target dapat kita selesaikan?, juga mengijinkan kita untuk mengalokasikan sumber daya, serta membantu kita untuk mengerucutkan tindakan perbaikan.
Buatlah target yang dapat dihubungkan dengan perbaikan dapat terlihat di titik penyebab, harus mudah diukur, berkaitan dengan tujuan pelanggan dan berkaitan dengan pemilik proses.
Buatlah komitmen yang jelas sehingga 100% anggota tim menerima tujuan tersebut, tentukan seberapa banyak juga tentukan kapan waktunya, dalam penentuan target di perlukan agresifitas semua tim untuk mencapai situasi ideal dan waktu untuk mencapai harus cepat.
#4. Analisa akar masalah (Plan)
Pergi dan lihat! kemudian lakukanlah eksperimen, dengan pengetesan logika “Oleh karena itu”, Pada umumnya analasi ini menggunakan analisa sebab dan akibat kemudian dilanjutkan dengan analisa 5 Mengapa.“Menghidupkan dan mematikan masalah” adalah indikasi yang baik anda berada di akar penyebab, serta jika beberapa akar penyebab menunjukkan perlunya uraian lebih lanjut, maka hal ini akan terlalu dalam membawa kita ke masalah lain! dan berdampak pada tidak inti pada permasalahan tersebut.
#5. Mengembangkan tindakan perbaikan (Plan)
Pilih tindakan perbaikan dengan “Nilai Tambah” atau VA yang tertinggi, dan perlu juga mengkonfirmasi fakta dengan mewawancarai orang dan departemen terkait.Dalam mengembangkan tindakan perbaikan, perlu di mulai dengan apakah orang-orang kita memiliki keterampilan dan sumber daya untuk melaksanakan tindakan perbaikan?, wewenang untuk melakukan perubahan? dan juga Simpel / mudah / biaya yang efektif.
Lalu perlu kita ketahui apakan perbaikan / penilaian sementara atau tindakan perbaikan permanen, dengan memprioritaskan menggunakan proses yang tim dan yang terlibat sukai.
#6. Melakukan tindakan perbaikan (Do)
Langkah ini akan membuat kita bertanggung jawab untuk sebuah tindakan perbaikan dari Langkah 5, dan sangat perlu tindakan cepat bersama sebagai tim. Lapotkan tindakan perbaikan dengan tepat waktu guna menginformasikan (berikan update),kepada pihak-pihak yang berkepentingan di dalamnya serta konsultasikan dengan orang atau departemen yang lebih berpengalaman di bidangnya.#7. Monitor proses dan hasilnya (Check)
Selalu tamankan pemikiran mana yang paling penting – proses atau hasil? dengan pertimbangan hasil tanpa ada proses adalah KEBERUNTUNGAN! akan tetapi kita perlu hasil atau kita harus pertanyakan proses kita!, jadi pertama-tama yang harus dilakukan pada langkah 7 ini adalah periksa hasil perbaikan.Memeriksa kualitas pekerjaan lain adalah suatu tanda perhatian. Saya ingat kunjungan ke pabrik Takaoka di Toyota City, Jepang. Kami mengikuti group leader saat dia memeriksa grafik standardized work di masing-masing zona. Setiap team leader menunjukkan kondisi yang baik.“Bagaimana kegiatan ini menguntungkan perusahaan?” Saya tanyakan pada Group Leader.“Dengan Memeriksa,” jawabnya, “Saya menunjukkan perhatian pada setiap aktivitas team leader. Saya mengkonfirmasikan kondisi yang baik. Dan saya menekankan pada standar kami.” -- Pascal Dennis
#8. Standarisasi dan berbagi proses yang sukses (Act / Adjust)
Jika hasil yang didapat adalah hasil perbaikan yang dapat meningkatkan dan mengurangi dari permasalahan yang terjadi, maka lakukan standarisasi ide “baru” berdasarkan dari hasil perbaikan. Lalu berbagi informasi standar baru tersebut dengan pelatihanJika 8 langkah ini dilakukan dalam pelaksanaan penyelesaian permasalah dengan konsep PDCA. Jadi lakukan secara terus menerus jika tahapan tersebut telah dilalui, dalam pelaksanaan penyelesaian permasalahan sangat penting untuk salang mengerti dan memahami satu dengan lainnya, agar proses penyelesaian masalah menghasilkan hasil yang maksimal bukan menambah permaslahan baru.
Apabila langkah-langkah ini dilakukan secara konsisten dan berkelanjutan, maka proses perbaikan secara terus menerus akan berdampak positif terhadap perkembangan perusahaan tersebut, karena pola fikir karyawan secara otomatis akan berubah, dan menjadikan karyawan-karyawan sebagai problem solver berdasarkan keinginan dari hati mereka bukan berdasarkan tututan dari perusahaan tersebut.
Rasa kepemilikan terhadap perusahaan akan tertanam pada diri karyawan sehingga perusahaan akan menjadi rumah serta ladang yang baik untuk para karyawannya.
Demikian pembahasan tentang 8 Langkah Proses Penyelesaian Masalah, yang umumnya digunakan pada praktek lean dalam penyelesaian massalah maupun proses melakukan perbaikan, semoga bermanfaat.
Jika anda suka dengan artikel ini, silahkan bagikan melalui tombol media sosial yang terdapat pada blog ini.
Tulisan terkait:
Post a Comment for "8 LANGKAH PROSES PENYELESAIAN MASALAH"