Standar Operasional Prosedur - SOP adalah prosedur spesifik dalam operasional kerja dengan menjelaskan aktivitas yang diperlukan agar menyelesaikan tugas sesuai peraturan atau prosedur operasional industri bahkan standar Anda sendiri, dalam pengertian "semua" dokumen pada kategori prosedur.
Prinsip pengembangan SOP adalah cara tepat bagi para manajer serta anggotanya untuk berkolaborasi mendokumentasikan proses demi keuntungan setiap pekerja. Mengembangkan dan mengikuti kerangka kerja pengembangan SOP akan membuat kerja sama tim menjadi positif sehingga akan meningkatkan efisiensi kinerja karyawan.
Penulisan SOP tidak dibuat dalam sekejap, dibutuhkan perhatian terhadap detail bahkan penyelidikan terhadap langkah utamanya. Sementara prinsip penulisan membuat SOP mungkin tampak sederhana, tidak mengikuti proses yang ditetapkan saat pembuatan SOP maka dapat memberi dampak signifikan pada organisasi.
Pada artikel ini, kami akan menguraikan prinsip dasar penulisan SOP. baik itu penulisan untuk Rumah Sakit, Manufaktur / Produksi maupun perusahaan Jasa juga layanan.
Cara terbaik untuk menyelesaikan penulisan ini adalah meminta setiap atasan berbicara dengan tim mereka agar membuat daftar proses potensial. Kemudian, atur waktu bertemu bertujuan meninjau ulang daftar tersebut, mengingat bahwa tidak semua proses perlu diformalkan hanya pada persyaratan bisnis atau kebutuhan standarisasi sudah jelas.
Saat menulis SOP kerja, Anda akan mendapati bahwa tim mungkin bisa menggabungkan beberapa proses intruksi kerja dari standar operasional prosedur yang ada.
Dengan mengambil contoh pada standar operasional prosedur (SOP) dari daftar proses kerja apabila memiliki langkah sama, memungkinkan teknik penyusunan isi tugas akan serupa. Teknik penyusunan pos tidak harus menciptakan cara baru akan tetapi lebih kepada pengembangannya.
Perlu diingat bahwa fungsi utama membuat daftar proses adalah prinsip dasar penulisan SOP agar memberi titik awal sebelum membuat format penyusunan sebenarnya.
Dalam mengembangkan teknik saat melakukan penyusunan pos, sebaiknya libatkan juga process owner. Karena Anda akan menemukan format penyusunan terbaru disebabkan oleh adanya pengembangan maupun improvement mungkin mereka lakukan.
Format adalah berdasarkan ketentuan dari perusahaan berupa narasi atau jika memungkinkan menggunakan diagram. Setelah contoh format didefinisikan, langkah selanjutnya mulailah membuat Template SOP. Sebagai bahan pertimbangan, Anda juga dapat mengambil manfaat penggunaan internet dengan melihat contoh format SOP secara online, sesuaikan kebutuhan organisasi.
Saat membuat template untuk SOP, penting untuk diingat bahwa tujuan akhirnya adalah agar semua SOP terlihat dan membaca dengan cara yang sama, untuk konsistensi. Olehkarena itu harus secara jelas menggambarkan berbagai jenis proses di setiap area organisasi. Ini bisa menjadi salah satu aspek yang lebih menantang dari penulisan SOP. Sebaiknya setidaknya ada dua template untuk ditinjau dan dikomentari. Secara kolektif, mereka yang menulis SOP dan mereka yang memberlakukan SOP semuanya harus menyetujui format dan Template SOP.
Mengembangkan template untuk organisasi yang beroperasi di dalam industri yang diatur. Template SOP pra-dibuat didasarkan pada standar industri memberi landasan yang kokoh bagi penciptaan SOP, sehingga mempercepat waktu untuk mengembangkan dokumentasi, karena ini merupakan prinsip dasar penulisan SOP.
Saatnya merencanakan proses untuk meninjau SOP yang akan dibuat. Proses peninjauan ulang harus diuraikan pada saat tim mengerjakan format SOP serta template. Buat proses peninjauan formal yang menyatakan siapa SOP yang dikirim untuk mendapatkan persetujuan, dan harus tertulis. Juga menentukan siapa saja memiliki kewenangan melakukan persetujuan akhir, biasanya Quality Assurance, karena akan memastikan bahwa proses dibuat efektif juga dipublikasikan dalam sistem mutu organisasi.
Tentukan bagaimana SOP akan diakses, misalkan apakan akan diberikan kepada karyawan. Dalam arti setiap orang memiliki akses ke salinan kertas, atau apakah pengaksesannya lewat aplikasi pengelolaan dokumen.
Setelah menentukan proses Manajemen Standar Operasional Prosedur tersebut, kini saatnya untuk melihat bagaimana mengumpulkan informasi untuk melakukn prinsip dasar penulisan SOP
Sebelum Anda mulai mengumpulkan informasi, penting untuk mengetahui bagaimana cara melakukan nya.
Pekerja yang memiliki kemampuan atau pakar dibidangnya diperlukan untuk mendapatkan informasi lebih detail. Salah satu cara yang paling umum dan efektif untuk mengumpulkan informasi ini adalah menjadwalkan wawancara dengan pakar tersebut, namun, pastikan untuk mengecek kembali sebelum memulai wawancara dengan pakar tersebut, untuk mengetahui apakah mereka sudah memiliki dokumentasi dalam sebuah proses.
Mewawancarai ahli yang melakukan proses didokumentasikan adalah cara terbaik untuk memahami prosesnya. Meminta manajer / atasan untuk menggambarkan suatu proses yang tidak sering mereka lakukan dapat menyebabkan informasi menjadi keliru atau hilang. Penting untuk dipahami bahwa orang yang melakukan pekerjaan, merekalah yang lebih tahu prosesnya.
Mulailah menulis draft pertama SOP. Setelah tim menyelesaikan langkah-langkah dalam proses pembuatan SOP dan telah mengembangkan Template SOP tadi, artinya tim sudah siap menulis SOP, menambahkan semua informasi ke dalam template selama dan setelah wawancara.
Dengan melakukan ini, Anda akan segera melihat kesenjangan dalam informasi dan dapat menindaklanjuti dengan small medium enterprise sesegera mungkin. Setelah draft SOP selesai dan operator yang diwawancarai merasa nyaman bahwa prosedur yang ditulis lengkap dan menyeluruh; saatnya SOP ditinjau.
Setelah proses peninjauan terhadap SOP dengan contoh atau draft format yang baik dan benar di seluruh organisasi selesai. Langkah selanjutnya mengkoordinasikan penerbitan SOP. Sepanjang proses, organisasi telah mendiskusikan di mana dan bagaimana SOP dibagikan kepada karyawan setelah SOP disetujui.
Biasanya ini adalah tanggung jawab kelompok QA dan penghubung erat dengan manajer departemen untuk SOP. Bagian proses ini dapat sangat difasilitasi dengan penggunaan sistem Manajemen SOP otomatis yang mengelola pengendalian dokumen tersebut menjadi contoh SOP yang baik dan benar.
Prinsip pengembangan SOP adalah cara tepat bagi para manajer serta anggotanya untuk berkolaborasi mendokumentasikan proses demi keuntungan setiap pekerja. Mengembangkan dan mengikuti kerangka kerja pengembangan SOP akan membuat kerja sama tim menjadi positif sehingga akan meningkatkan efisiensi kinerja karyawan.
Penulisan SOP tidak dibuat dalam sekejap, dibutuhkan perhatian terhadap detail bahkan penyelidikan terhadap langkah utamanya. Sementara prinsip penulisan membuat SOP mungkin tampak sederhana, tidak mengikuti proses yang ditetapkan saat pembuatan SOP maka dapat memberi dampak signifikan pada organisasi.
 |
| Gambar: Contoh Standar Operasional Prosedur (SOP) |
Pada artikel ini, kami akan menguraikan prinsip dasar penulisan SOP. baik itu penulisan untuk Rumah Sakit, Manufaktur / Produksi maupun perusahaan Jasa juga layanan.
Buat Daftar Proses
Cara terbaik untuk menyelesaikan penulisan ini adalah meminta setiap atasan berbicara dengan tim mereka agar membuat daftar proses potensial. Kemudian, atur waktu bertemu bertujuan meninjau ulang daftar tersebut, mengingat bahwa tidak semua proses perlu diformalkan hanya pada persyaratan bisnis atau kebutuhan standarisasi sudah jelas.
Saat menulis SOP kerja, Anda akan mendapati bahwa tim mungkin bisa menggabungkan beberapa proses intruksi kerja dari standar operasional prosedur yang ada.
Dengan mengambil contoh pada standar operasional prosedur (SOP) dari daftar proses kerja apabila memiliki langkah sama, memungkinkan teknik penyusunan isi tugas akan serupa. Teknik penyusunan pos tidak harus menciptakan cara baru akan tetapi lebih kepada pengembangannya.
Perlu diingat bahwa fungsi utama membuat daftar proses adalah prinsip dasar penulisan SOP agar memberi titik awal sebelum membuat format penyusunan sebenarnya.
Dalam mengembangkan teknik saat melakukan penyusunan pos, sebaiknya libatkan juga process owner. Karena Anda akan menemukan format penyusunan terbaru disebabkan oleh adanya pengembangan maupun improvement mungkin mereka lakukan.
Rencanakan Pengembangan dan Pengelolaan
Tentukan format untuk standar operasional prosedur.
Setelah daftar siap, silahkan buat rencana proses pembuatan SOP. Apabila ini merupakan prosedur yang pertama. Maka tentukan contoh template format SOP. Formatnya harus mencakup bagaimana menggambarkan metode kerja.Format adalah berdasarkan ketentuan dari perusahaan berupa narasi atau jika memungkinkan menggunakan diagram. Setelah contoh format didefinisikan, langkah selanjutnya mulailah membuat Template SOP. Sebagai bahan pertimbangan, Anda juga dapat mengambil manfaat penggunaan internet dengan melihat contoh format SOP secara online, sesuaikan kebutuhan organisasi.
Kembangkan Template SOP.
Saat membuat template untuk SOP, penting untuk diingat bahwa tujuan akhirnya adalah agar semua SOP terlihat dan membaca dengan cara yang sama, untuk konsistensi. Olehkarena itu harus secara jelas menggambarkan berbagai jenis proses di setiap area organisasi. Ini bisa menjadi salah satu aspek yang lebih menantang dari penulisan SOP. Sebaiknya setidaknya ada dua template untuk ditinjau dan dikomentari. Secara kolektif, mereka yang menulis SOP dan mereka yang memberlakukan SOP semuanya harus menyetujui format dan Template SOP.
Mengembangkan template untuk organisasi yang beroperasi di dalam industri yang diatur. Template SOP pra-dibuat didasarkan pada standar industri memberi landasan yang kokoh bagi penciptaan SOP, sehingga mempercepat waktu untuk mengembangkan dokumentasi, karena ini merupakan prinsip dasar penulisan SOP.
Menetapkan proses peninjauan formal.
Saatnya merencanakan proses untuk meninjau SOP yang akan dibuat. Proses peninjauan ulang harus diuraikan pada saat tim mengerjakan format SOP serta template. Buat proses peninjauan formal yang menyatakan siapa SOP yang dikirim untuk mendapatkan persetujuan, dan harus tertulis. Juga menentukan siapa saja memiliki kewenangan melakukan persetujuan akhir, biasanya Quality Assurance, karena akan memastikan bahwa proses dibuat efektif juga dipublikasikan dalam sistem mutu organisasi.
Bagaimana SOP akan diakses karyawan.
Tentukan bagaimana SOP akan diakses, misalkan apakan akan diberikan kepada karyawan. Dalam arti setiap orang memiliki akses ke salinan kertas, atau apakah pengaksesannya lewat aplikasi pengelolaan dokumen.
Setelah menentukan proses Manajemen Standar Operasional Prosedur tersebut, kini saatnya untuk melihat bagaimana mengumpulkan informasi untuk melakukn prinsip dasar penulisan SOP
Kumpulkan Informasi
Sebelum Anda mulai mengumpulkan informasi, penting untuk mengetahui bagaimana cara melakukan nya.
Identifikasi ahli dalam pekerjaannya
Pekerja yang memiliki kemampuan atau pakar dibidangnya diperlukan untuk mendapatkan informasi lebih detail. Salah satu cara yang paling umum dan efektif untuk mengumpulkan informasi ini adalah menjadwalkan wawancara dengan pakar tersebut, namun, pastikan untuk mengecek kembali sebelum memulai wawancara dengan pakar tersebut, untuk mengetahui apakah mereka sudah memiliki dokumentasi dalam sebuah proses.
Cek dokumentasi yang mungkin sudah ada.
Banyak departemen yang terorganisasi dengan baik akan memiliki beberapa proses terdokumentasi. Anda dapat mengambil informasi ini dan memasukkannya ke dalam template SOP. Mulailah mewawancarai pakar tadi. Dengan template SOP yang telah tersedia dan informasi apa pun itu, pastikan tim siap untuk memulai wawancara.Mewawancarai ahli yang melakukan proses didokumentasikan adalah cara terbaik untuk memahami prosesnya. Meminta manajer / atasan untuk menggambarkan suatu proses yang tidak sering mereka lakukan dapat menyebabkan informasi menjadi keliru atau hilang. Penting untuk dipahami bahwa orang yang melakukan pekerjaan, merekalah yang lebih tahu prosesnya.
Tulis, Tinjau dan Publikasikan
Mulailah menulis draft pertama SOP. Setelah tim menyelesaikan langkah-langkah dalam proses pembuatan SOP dan telah mengembangkan Template SOP tadi, artinya tim sudah siap menulis SOP, menambahkan semua informasi ke dalam template selama dan setelah wawancara.
Dengan melakukan ini, Anda akan segera melihat kesenjangan dalam informasi dan dapat menindaklanjuti dengan small medium enterprise sesegera mungkin. Setelah draft SOP selesai dan operator yang diwawancarai merasa nyaman bahwa prosedur yang ditulis lengkap dan menyeluruh; saatnya SOP ditinjau.
Setelah proses peninjauan terhadap SOP dengan contoh atau draft format yang baik dan benar di seluruh organisasi selesai. Langkah selanjutnya mengkoordinasikan penerbitan SOP. Sepanjang proses, organisasi telah mendiskusikan di mana dan bagaimana SOP dibagikan kepada karyawan setelah SOP disetujui.
Biasanya ini adalah tanggung jawab kelompok QA dan penghubung erat dengan manajer departemen untuk SOP. Bagian proses ini dapat sangat difasilitasi dengan penggunaan sistem Manajemen SOP otomatis yang mengelola pengendalian dokumen tersebut menjadi contoh SOP yang baik dan benar.
Post a Comment for "Prinsip Dasar Penulisan SOP di Perusahaan"