MENGOPTIMALKAN SUMBER DAYA MELALUI LEAN MANAJEMEN RUMAH SAKIT

Cara Meningkatkan Produktivitas Dengan Penerapan Lean Manajemen Hospital - Pendekatan yang dilakukan melalui metode lean untuk menghasilkan layanan maupun produk dengan kualitas terbaik, dengan waktu yang tepat dan memaksimalkan biaya operasional melalui penghilangan jenis pemborosan dalam suatu alur proses adalah cara bagaimana rumah sakit bersaing dan mendapatkan profit.


Penerapan lean akan menuai hasil pada rumah sakit dalam pengoptimalisasian sumberdaya yang dimiliki melalui komitmen rumah sakit dalam hal ini adalah stakeholders serta membudayakan perbaikan secara terus menerus yang dilakukan oleh semua karyawan dalam Rumah Sakit (RS) untuk melakukan upaya perbaikan secara berkesinambungan.


Optimalisasi sumber daya dengan penerapan management lean hospital, akan sangat mengakar jika sistem lean dimasukan dalam kebijakan dari rumah sakit. Ketika penerapan lean rumah sakit tidak melibatkan semua karyawan dalam penyelesaian masalah maka yang akan terjadi adalah perlahan akan tetapi pasti, rumah sakit akan menjadikan lean hanya sebatas aksesoris yang menghiasi aktivitas dari rumah sakit itu.

PENERAPAN LEAN HOSPITAL MELALUI KAIZEN

Untuk mengoptimalisasi sumberdaya yang dilakukan melalui lean management system, salah satunya melalui kegiatan kaizen.

Kaizen adalah perbaikan menuju ke arah yang lebih baik dan dilakukan secara terus menerus. Kegiatan ini dapat dilakukan selama lima hari kerja, dengan mengikutsertakan karyawan dalam aktivitas perbaikan ini. Kegiatan kaizen tidak hanya dapat dilakukan dalam rentan waktu 5 hari saja akan tetapi, memiliki durasi waktu yang flexible.


Dalam penerapan lean hospital, banyak praktek kaizen dilakukan dalam kurun waktu 5 hari, atau biasa di sebut dengan kaizen event. Untuk mengingatkan kembali bahwa pelaksanaan perbaikan yang bertujuan untuk perbaikan menuju arah yang lebih baik, tidak harus berpedoman dengan kegiatan perbaikan 5 hari.


Pelaksanaan penyelesain masalah dalapat dilakukan kapan saja dan dalam waktu yang tidak dapat ditentukan. Inti dalam penyelesaian masalah dalam sistem lean adalah bagaimana menyelesaikan masalah harus menggunakan metode PDCA, dimana penyelesaian masalah memiliki alur yang standar dan tidak langsung terhadap kesimpulan atau eksekusi terhadap perbaikan atau jump to solution.

HAL YANG PERLU DIPERHJATIKAN DALAM MELAKUKAN PERBAIKAN SECARA BERKELANJUTAN (KAIZEN)

Untuk menyelesaikan masalah dengan melakukan aktivitas kaizen, sebaiknya perhatikan beberapa faktor berikut:

Permasalahan yang akan diselesaikan adalah fakta.

Dalam pelaksanaan lean "Genba", adalah suatu aktivitas melihat langsung keadaan yang sebenarnya, serta mendalamin permasalahan tersebut hingga ke akar permasalahan, dan genba merupakan kegiatan yang sangat penting dibandingkan data, walaupun memang data juga diperlukan. Banyak akhirnya penerapan perbaikan dengan menggunakan lean rumah sakit tidak menuai hasil maksimal, walaupun aktivitas kaizen banyak dilakukan pada rumah sakit tersebut. Salah satu penyebabnya adalah penyelesaian masalah hanya didasari dari hasil laporan yang di terima dan dioleh menjadi analisa dan kemudian di tentukan solusinya. Hal ini yang akhirnya berdampak kepada penyelesaian masalah tidak tepat sasaran.

Keikutsartaan karyawan bukan berdasarkan perintah atasan.

Banyak yang terjadi dalam penerapan lean rumah sakit terutama kegitan kaizen event gagal menciptakan kebudayaan lean dalam rumah sakit, penyebab utamanya adalah pelaksanaan perbaikan yang dipaksakan kepada karyawan level lower oleh upper.
Pemaksaan tersebut akan berdampak kepada ketidakpedulian karyawan terhadap pembelajaran tentang metode dan sistematik dari proses perbaikan. Keikutsertaan karyawan yang dipaksakan justru akan menimbulkan pemborosan lainnya, yaitu membuang waktu.

Perbaikan (Kaizen) dilakukan terfokus kepada manusia bukan proses.

Sesuatu yang sangat fatal terjadi dalam penyelesaian masalah yang kemudian berdampak kepada konflik internal, hal ini dikarenakan kurang mengertinya penyelesaian masalah. Sebagai pengingat bahwa perbaikan proses akan menimbulkan standarisasi, akan tetapi perbaikan yang dilakukan dengan melihat kesalahan perindividu atau departement, maka tidak akan berdampak kepada perbaikan justru akan menimbulkan permasalahan baru.

Gagal fokus terhadap inti kaizen.

Tidak sedikit aktivitas kaizen yang dilakukan justru tidak menemukan titik permasalahan, akan tetapi menyebar kepada permasalahan lainnya, yang kemudian pernyelesaian masalah justru tidak berdampak apapu terhadap permasalahan yang sedang diangkat.


Inti dari pelaksanaan kaizen terutama saat menerapkan lean hospital adalah perubahan pola fikir. Untuk merubah pola fikir tersebut tidak hanya bisa dilakukan melalui pelatihan teori atau in class, akan tetapi juga harus melakukannya. Perubahan menuju ke arah yang lebih baik (kaizen) akan sangat bermanfaat jika rumah sakit dapat mengoptimalkan sumber daya sebagai penyebar kebudayaan lean dalam aktivitas lean management hospital.


Memaksimalkan kemampuan karyawan dalam meningkatkan kinerja harus dimulai dari rasa kepemilikan karyawan terhadap perusahaan, dengan begitu keinginan serta kebudayaan kaizen melalui manajemen lean di rumah sakit akan membantu RS dalam meningkatkan mutu layanan.

Pentingnya seorang change agent.

Agen perubahan harus dimiliki oleh rumah sakit, karena tugas dari penyebar perubahan adalah mengajak dan menyebarkan kebudayaan lean ke seluruh karyawan rumah sakit. Change agent ini seharusnya bersalah dari top level, karena level upper lebih memiliki kemampuan dalam mengkomunikasikan metode lean yang akan diterapkan dalam rumah sakit.

Trust and Respect.

Melakukan perubahan dan perbaikan tidak semudah membalikan telapak tangan, akan tetapi dibutuhkan upaya dalam menyebarkan hal tersebut. Ketika perubahan terjadi atau eksekusi perbaikan dalam satu area, memungkinkan timbulnya barriers terhadap pemilik area tersebut, oleh karena itu saling percaya dan saling menghormati merupakan pondasi dasar dalam melakukan perbaikan secara berkelanjutan dan penerapan lean management hospital.


Kepercayaan akan timbul jika setiap perubahan maupun perbaikan selalu mengikutsertakan proses owner, sehingga kesalahfahaman sangat kecil terjadi. Ide maupun gagasanpun akan sangat bervariasi jika dalam perubahan untuk melakukan perbaikan menuju arah yang lebih baik mengikutsertakan pelaksana proses yang sedang dilakukan perbaikan.

Tim work and Work as a team.

Bekerja sama dalam satu tim merupakan dasar dari implementasi lean hospital, dan bekerja sebagai tim akan mengikis ketidak percayaan karyawan terhadap karywan lainnya dalam melakukan perbaikan. Kesalahan fatal yang terjadi ketika melakukan perbaikan atau kaizen adalah memposisikan diri sebagai posisi resmi dalam perusahaan, sehingga anggota tim perbaikan/kaizen tidak berani atau mengangkat ide maupun gagasan yang dimilikinya.
Jika hal ini terjadi, maka kegiatan kaizen akan menjadi kegiatan komunikasi satu arah, yaitu tunduk dan mengikuti perintah atasan ketika karyawan berada dalam satu tim kaizen dengan level yang berbeda.

Perlunya team member voice.

Dalam melakukan kaizen, jangan mengabaikan suara dari team members, karena melalui pendapat dan suara karyawan low level akan lebih membantu mengoptimalkan sumberdaya dibandingkan permasalahan tersebut berdasarkan permintaan dari top level. Hal ini perlu perhatian husus karena dalam pelaksanaan lean fokus utama penyelesaian masalah adalah berdasarkan kondisi sesungguhnya yang terjadi pada area kerja. Dan yang sangat memahami area kerja adalah karyawan yang menjalankannya.


Demikian tulisan kami tentang Cara Memaksimalkan Kinerja Karyawan Melalui Penerapan Lean Hospital. Semoga dengan tulisan ini dapat bermanfaat bagi anda yang sedang mencari referensi tentang lean rumah sakit terutama bagi pengunjung setia blogcoretangw.blogspot.com.
Kami ucapkan terimakasih telah menyediakan waktu untuk berkunjung serta membaca tulisan yang terdapat pada Coretan Lean, jika ada pembahasan yang terlewatkan dari tulisan kami ataupun ada ide maupun masukkan yang terkait dengan tulisan kali ini, silahkan anda tulis pada kolom komentar yang terdapat pada blog ini.

Baca:

Share :