Meningkatkan Produktivitas Perusahaan Dengan Menerapkan 5S Menggunakan PDCA Cycle

Meningkatkan Produktivitas Perusahaan Melalui Penerapan Lean - Banyak hal yang bisa dilakukan oleh perusahaan dalam meningkatkan profitnya, salah satunya adalah penerapan sistem lean. Pondasi awal dalam mengimplementasi lean adalah dengan diterapkannya 5S dalam setiap aktivitas perusahaan, tujuan dari penerapan ini agar memudahkan perusahaan dalam mengidentifikasi setiap masalah yang timbul dan menjadi salah satu cara pencegahan terjadinya pemborosan.

Pelaksanaan metode 5S tidak hanya terkait dengan bagaimana penerapannya, akan tetapi akan sangat memiliki manfaat besar bagi kemajuan dan perkembangan perusahaan apabila diikuti dengan dilaksanakan PDCA Cycle dalam melakukan perbaikan. Untuk bahan referensi penerapan 5S dengan menggunakan metode PDCA untuk meningkatkan produktivitas perusahaan, terlebih dahulu anda harus mengetahui apa itu 5S dan bagaimana pelaksanaannya serta informasi terkait dengan PDCA Cycle itu sendiri.

Penerapan dan Tahapan Metode 5S di Perusahaan

Penerapan 5S bertujuan menghilangkan pemborosan dan harus dilakukan dengan kesungguhan dalam mengadakan penataan, pembersihan, pemeliharaan dalam setiap aktivitas kerja. Landasan dasar dari penghilangan pemborosan tersebut adalah cost effectiveness.

1. Short.

Dalam penerapan 5S di perusahaan yang harus dilakukan adalah pemisahan atau meringkas.
Sangat penting bagi perusahaan dalam mengimplementasi sistem lean dimulai dari bagaimana karyawan terbiasa dengan memisahkan barang/tools yang dibutuhkan dengan yang belum atau tidak dibutuhkan.

Tujuan dari laksanakan pemisahan dalam aktivitas kerja di perusahaan adalah:

Memudahkan setiap karyawan dalam mengidentifikasi sesuatu, baik itu yang dibutuhkan maupun tidak.
Meringkas waktu cari. Ketika barang/tools yang dibutuhkan tidak dipisah dengan yang tidak dibutuhkan, akan menimbulkan penumpukan dan berakibat kepada kesulitan karyawan dalam pencarian sehingga membutuhkan waktu lama untuk menemukan barang/tools.

2. Set in Order.

Setelah melakukan pemisahan terhadap barang atau sesuatu yang dibutuhkan dan menghilangkan yang tidak dibutuhkan, langkah selanjutnya adalah penataan. Dalam melakukan penataan, ada baiknya anda menggunakan alat bantu dari lean tools seperti visual management, serta meletakannya dengan rapi dan tertata, dengan begitu akan memudahkan anda dalam mencari dan menemukan barang/sesuatu yang anda butuhkan.

Visual inilah yang kemudian akan memudahkan anda dalam mengidentifikasi barang/sesuatu yang anda butuhkan dalam aktivitas kerja anda, apakah masih berada pada tempat dan posisi yang seharusnya. Sebagai contoh anda dapat melihat gambar berikut:

Dari peletakan dan pemberian visual display, seperti gambar akan memudahkan anda untuk mengidentifikasi barang/tools di area kerja anda.

3. Shine.

Kebersihan area kerja akan sangat mudah dilakukan jika anda telah menjalankan tahapan, pemisahaan dan penataan. Area kerja yang bersih bertujuan selain untuk kenyamanan dan keselamatan kerja anda, juga untuk menjaga kualitas mutu produk, karena dengan adanya area yang bersih kontaminasi produk/barang maupun alat akan terhindari.
Dengan area kerja yang bersih, merupakan salah satu cara pencegahan terhadap kualitas produk terutama dalam segi RFT yang terkait dengan dirty/kotor maupun oil.

4. Standardize.

Jika tahapan pemisahan, penataan dan pembersihan telah dilakukan. Pastikan dalam tahapan pembuatan standarisasi dilakukan dengan menggunakan metode PDCA Cycle, untuk memastikan bahwa stndarisasi yang dibuat memberikan dampak positif dalam meningkatkan produktivitas perusahaan.

Tahapan dalam pembuatan standarisasi pada penerapan 5S adalah:

Mulai dengan best practice dalam pelaksanaan kegiatan dari 3S, yaitu Pemisahaan, Penataan dan Pembersihan.
Pastikan bahwa Best practice tersebut didokumentasikan, agar memudahkan anda dalam menyebarkan praktek terbaik tersebut ke semua area di perusahaan.
Gunakan metode PDCA dalam melakukan perbaikan serta menemukan cara terbaik sebelum menetapkan standarisasi.
Penting sekali menggunakan Visual display maupun Visual control untuk memastikan dan sebagai measurement dalam melihat progress dari standarisasi tersebut.

5. Sustain.

Ketika standarisasi telah dilakukan berdasarkan praktek terbaik, maka penting sekali dilakukan tindak lanjut untuk memastikan bahwa setiap karyawan terbiasa dan melakukan 5S di area kerjanya.
Anda dapat melakukan audit sebagai alat kontrol dalam pembiasaan penerapan 5S, jika ditemukan hal-hal yang tidak sesuai dengan standarisasi yang telah ditentukan, maka anda harus mendalami mengapa hal tersebut dapat terjadi.

Melalui tahapan-tahapan 5S tersebut diatas, anda dapat mengimbangi dengan perbaikan terhadap proses pelaksanaan 5S yang anda dapat dari hasi audit yang anda lakukan dengan menggunakan metode PDCA.

PDCA Cycle merupakan metode dalam menyelesaikan permasalahan dengan tujuan untuk menemukan cara terbaik dalam perlaksanaan perbaikan. Dengan menggunakan metode PDCA ini, peningkatan produktivitas dalam perusahaan akan terwujud melalui penerapan dasar lean tools, yaitu pelaksanaan 5S yang terus dilakukan perbaikan.

Kesimpulan: Pada pelaksanaan lean dalam perusahaan, dalam meningkatkan profit dengan menekan pengeluaran harus dimulai dari aktivitas 5S yang kemudian dilanjutkan dengan penerapan metode PDCA Cycle dalam menentukan standarisasi kerja dan praktek terbaik, yang kemudian diimplemntasikan dalam aktivitas kerja oleh setiap karyawan.

Kegagalan penerapan 5S dalam meningkatkan produktivitas berusahaan berawal dari tidak adanya tindak lanjut yang ditemukan dalam penyimpangan pelaksanaan 5S di perusahaan. Oleh karena itu penerapan PDCA Cycle sangat penting agar pelaksanaan 5S dapat berlangsung dengan baik dan menjadi kebudayaan lean di perusahaan.

Demikian Coretan Lean tentang Meningkatkan Produktivitas Perusahaan Dengan Menerapkan 5S Menggunakan PDCA Cycle semoga bermanfaat bagi organisasi yang tertarik dalam mengembangkan kebudayaan serta sistem lean yang akan meningkatkan produktivitas perusahaan. Silahkan tambahkan di kolam komentar jika ada pembahasan ataupun masukkan yang ingin disampaikan.

Tulisan terkait: