Lean Manufacturing - Apa itu Total Quality Management dan Bagaimana Implementasinya

Manajemen Kualitas Total - TQM adalah metode dimana manajemen dan karyawan dapat terlibat pada perbaikan terus menerus (continuous improvement) dalam hal kualitas produksi barang bahkan jasa. Manajemen kualitas (Quality Management) adalah kombinasi antara alat kualitas manajemen serta manajemen yang bertujuan untuk meningkatkan bisnis dengan menghilangkan kerugian akibat praktek pemborosan (waste).

Secara umum Manajemen Kualitas ini oleh ahli nya disebut Total Quality Management (TQM). Keseluruhan quality management merupakan sebuah pendekatan bertujuan untuk meningkatkan quality dan kinerja yang akan memenuhi atau melampaui harapan pelanggan. Hal ini dapat dicapai melalui integrasi semua fungsi dan proses berhubungan dengan kualitas di seluruh perusahaan.

Konsep dasar Lean manufacturing atau lean produksi (lean) adalah praktik produksi dengan mempertimbangkan segala pengeluaran produksi, sumber daya untuk mendapatkan nilai ekonomis terhadap pelanggan tanpa adanya waste di manufacturing, dan pemborosan inilah target utama agar dikurangi. Lean manufacturing adalah filosofi yang dikembangkan oleh Toyota dalam Toyota Production System (TPS).

Dilihat dari pengertian system lean manufacturing itu sendiri, bukan berarti bahwa untuk mendapatkan kepuasan pelanggan hanya berfokus kepada melakukan perbaikan terhadap waktu (cycle time) untuk mencapai target lead time, akan tetapi juga tidak mengenyampingkan mutu produk. Salah satu aktivitas perbaikan adalah Kaizen. Aktivitas Kaizen dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan apabila praktek kaizen di perusahaan juga memfokuskan kepada peningkatan mutu/kualitas.

Lalu bagaimana implementasi TQM agar juga menjadi salah satu cara agar dapat meningkatkan bisnis dengan menghilangkan pemborosan (waste) di perusahaan.

Pengendalian Mutu

TQM adalah filosofi manajemen yang berusaha mengintegrasikan semua fungsi organisasi (pemasaran, keuangan, desain, teknik, dan produksi, layanan pelanggan, dll.) Untuk berfokus pada pemenuhan kebutuhan pelanggan dan tujuan perusahaan.

Langkah awal dalam implementasi pengendalian mutu (TQM) adalah menilai realitas perusahaan saat ini. Prasyarat yang relevan ada hubungannya dengan sejarah perusahaan, kebutuhan saat ini, memicu kejadian yang mengarah ke TQM, serta kualitas kerja karyawan yang ada. Jika kenyataan saat ini tidak mencakup prasyarat penting, penerapan TQM harus ditunda sampai organisasi berada dalam keadaan di mana TQM cenderung berhasil.

Definisi inti dari pengendalian mutu (TQM) menggambarkan pendekatan manajemen terhadap kesuksesan jangka panjang melalui kepuasan pelanggan. Dalam usaha pengendalian mutu, semua anggota organisasi berpartisipasi dalam memperbaiki proses, produk, layanan, dan budaya di mana mereka bekerja.

Jika sebuah organisasi memiliki rekam jejak responsif yang efektif terhadap lingkungan, dan jika telah berhasil mengubah cara penggunaannya saat dibutuhkan, TQM akan lebih mudah diterapkan. Diperlukannya audit manajemen dalam penerapan kendali mutu, dimana audit manajemen adalah alat penilaian yang baik untuk mengidentifikasi tingkat fungsi dan area organisasi saat ini yang memerlukan perubahan.

Pengelolaan sumber daya untuk usaha perubahan penting dilakukan oleh TQM, Lean leadership dengan pengalaman sebelumnya yang relevan dan komitmen mereka untuk menyesuaikan proses agar sesuai dengan kebutuhan organisasi sangat dibutuhkan agar penerapan pengendalian mutu dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

Selalu ingat bahwa TQM harus didorong tujuannya. Jelaskan visi organisasi perusahaan untuk masa depan dan tetap fokus padanya. penegndaluan mutu (TQM) bisa menjadi teknik yang ampuh untuk melepaskan kreativitas dan potensi karyawan, mengurangi birokrasi dan biaya, yang termasuk adalah 8 pemborosan dalam penerapan lean manufacturing dan meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.

Adapun 8 pemborosan (8 waste) tersebut adalah:

Defect - Cacat produk (Defect) adalah salah satu pemborosan (waste) yang paling mudah dikenali dalam lean manufacturing yaitu produksi Cacat. Contoh Defect di bidang manufaktur meliputi pemborosan, seperti bagian memo, produk yang memerlukan pengerjaan ulang, atau rakitan yang hilang detailnya. Defect sering dianggap sebagai salah satu pemborosan (waste) manufaktur yang paling signifikan karena mereka benar-benar dapat menyebabkan berkembangnya pemborosan (waste), seperti Overproduction, Transportasi, dan over processing.
Over processing - Bila produk tidak sesuai dengan kebutuhan pelanggan, produk harus diperbaiki atau diproduksi ulang untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Jika persyaratan pelanggan tidak jelas, lebih banyak pekerjaan dapat dilakukan selama pembuatan produk daripada yang sebenarnya dibutuhkan, meskipun pelanggan tidak memintanya. Perbaikan dan pemrosesan lebih merupakan contoh pemborosan lean manufacturing yang disebut Over processing.
Over production - Dari semua 8 pemborosan di bidang manufaktur, Over production sejauh ini memiliki dampak paling negatif terhadap kesuksesan sebuah organisasi. Over production dapat terjadi kapan saja lebih banyak suku cadang atau produk diproduksi daripada yang bersedia dibeli oleh konsumen. Seperti over processing dan defect lainnya, Overproduction juga dapat menyebabkan pembangkitan waste (pemborosan) manufaktur tambahan seperti Waiting, Inventory, and Motion, menghabiskan banyak waktu dan sumber daya.
Waiting - Menunggu adalah referensi untuk kelambanan yang menambahkan biaya pada produk yang diproduksi untuk pelanggan. Hal ini terjadi karena biaya overhead terus meningkat selama produk menunggu untuk ditransformasikan.
Inventory - Persediaan adalah pemborosan (waste) manufaktur karena merupakan nilai yang dipegang dengan biaya tertentu. Dalam arti paling literal, Inventory adalah produk atau material berharga yang menunggu baik untuk dijual ke pelanggan atau selanjutnya berubah menjadi sesuatu / aktivitas yang bernilai (Value added) lebih besar. Sepanjang waktu produk berada dalam Inventory, margin keuntungannya berkurang karena overhead harus dibayar untuk mempertahankan produk di Inventory. Mempertahankan Inventaris memerlukan penambahan waste (pemborosan) gerak dan transportasi.
Transportasi - Memindahkan barang membutuhkan biaya produk dan uang, itulah sebabnya transportasi diklasifikasikan sebagai kategori pemborosan dalam lean manufacturing. Kecuali transformasi nilai tambah dilakukan terhadap produk atau bahan selama transportasi, movement /perpindahan suatu produk atau bahan adalah kegiatan yang sia-sia. Sejumlah besar sumber daya dan waktu dikonsumsi bahan bergerak sementara tidak ada nilai yang ditambahkan untuk dijual kepada pelanggan.
Motion - Saat motion terjadi, nilai tidak ditambahkan ke produk atau bahan yang diproduksi. Gerak bisa berupa orang atau mesin, tapi yang paling sering adalah sumber daya manusia yang usaha dan waktunya terbuang sia-sia. hal ini banyak terkait dengan penerapan sistem 5S dalam perusahaan. Pemborosan (waste) gerak (motion) terkait erat dengan potensi karyawan terbuang, yang biasa disebut Bakat Non-Utilized.
Non-Utilized Talent - Satu-satunya waste dari penerapan lean manufacturing yang tidak berada pada proses manufaktur tertentu, namun ada kaitan dengan manajemen perusahaan adalah Non-Utilized Talent (Keahlian yang tidak pada tempatnya). Pemborosan jenis ini terjadi ketika manajemen di lingkungan manufaktur gagal memastikan bahwa semua potensi bakat karyawan mereka sedang digunakan. Non-Utilized Talent juga mengacu pada kemampuan manajemen untuk memanfaatkan pemikiran kritis dan umpan balik perbaikan terus menerus dari karyawan untuk memperbaiki proses lean manufacturing. Jika manajemen tidak terlibat dengan karyawan manufaktur mengenai topik perbaikan terus-menerus dan memungkinkan karyawan untuk mempengaruhi perubahan menjadi lebih baik, itu dianggap sebagai pemborosan di perusahaan baik itu jasa maupun layanan.

Melihat dari 8 waste (8 Pemborosan) tersebut, maka sangat perlu adanya interkoneksi pengendalian mutu terhadap produk utnuk mendukung penerapan lean manufacturing di perusahaan.

Penerapan pengendalian mutu TQM adalah harus mengacu kepada metode dan tujuan serta fungsi landasan dari pengendalian mutu (TQM) tersebut. Pada umumnya akan mencakup:

Komitmen oleh manajemen senior dan seluruh karyawan.
Memenuhi persyaratan pelanggan.
Mengurangi waktu siklus (cycle time).
Tepat pada waktunya sesuai dengan permintaan pelanggan.
Tim perbaikan (Continous improvement) melalui aktivitas Kaizen.
Mengurangi biaya produk dan jasa.
Sistem untuk memfasilitasi perbaikan.
Keterlibatan dan pemberdayaan karyawan.
Pencapaian target dan pembandingan terukur.
Fokus pada proses / rencana perbaikan.
Penggabungan spesifik dalam perencanaan strategis.

Prinsip-prinsip TQM (Total Quality Management)

Prinsip utama TQM adalah sebagai berikut:

1. Komitmen Manajemen

Komitmen yang harus dilakukan oleh manajemen mencakup;

Rencanakan, perencanaan ini harus langsung tanpa adanya pihak ketiga yang mengatur.
Lakukan - Setelah rencana dibuat maka selanjutnya adalah menyebarkan, mendukung, serta ikut berpartisipasi dalam menerapkan kendali mutu di perusahaan.
Cek (review) - peninjauan sangat perlu untuk melihat apakah pengendalian mutu berjalan sesuai dengan yang direncanakan.
Bertindak - Tindakan ini dapat mencakup kepada mengenali, berkomunikasi, serta merevisi hasil yang didapat dari penerapan TQM sebelumnya.

2. Pemberdayaan Karyawan

Latihan - perlu adanya training dan pelatihan yang dapat mendukung agar penerapan TQM dapat berjalan.
Skema saran - pengumpulan ide serta gagasan dengan melibatkan karyawan tentu akan memberikan rasa kepemilikan serta tanggung jawab terhadap individu masing-masing.

3. SPC (pengendalian proses statistik)

Statistical Quality Control merupakan metode pengendalian mutu statistik memainkan peranan penting dalam jaminan kualitas. Oleh karena kualitas menjadi faktor dasar keputusan konsumen. melalui Statistical Quality Control (pengendalian kualitas statistik) adalah alat bantu manajemen untuk menjamin kualitas. Pengujian statistik diperlukan untuk menyelesaikan permasalahan mutu yang terjadi dalam proses produksi.

Melalui Statistical Quality Control (pengendalian kualitas statistik) inilah yang dapat menjadikan statistik pengendalian mutu (SQC) sebagai alat pemeriksaan yang berfungsi untuk mencapai standarisasi, keseragaman, dan pengerjaan mutu dari kegiatan produksi.

Diperlukannya peta kontrol (control chart) dalam metode statistical quality control (SQC) dengan tujuan pokok pengendalian kualitas statistik adalah untuk menemukan dengan cepat terjadinya sebab-sebab terjadinya masalah yang timbul yang berdampak kepada mutu/kualitas produk, layanan maupun jasa. Peta control (control chart) adalah salah satu metode pengendalian kualitas statistik yang dapat digunakan untuk member informasi.

4. Kemitraan pemasok (supplier)

Jangan abaikan hubungan layanan dengan pelanggan internal, pastikan bahwa tidak ada kompromi kualitas dari pemasok. Yang perlu dilakukan adalah penegasan akan standar yang digerakkan oleh pelanggan. Supplier harus mengikuti apa yang diharapkan oleh perusahaan.