Bagaimana Cara Mendeskripsikan Masalah dalam Problem Solving Project

Bagaimana Cara Mendeskripsikan Masalah dalam Problem Solving Project - Dalam pelaksanaan lean manufacturing, yang notabenenya adalah melakukan perbaikan secara terus menerus untuk mencapai produktivitas yang sesuai dengan harapan pelanggan. bukan berarti bahwa lean hanya sebagai firefighter yang ketika ada masalah baru sistem lean dijalankan. Akan tetapi setiap permasalahan yang timbul harus diselesaikan hingga keakarnya, sehinga tidak akan terjadi permasalahan yang sama dikemudian harinya.
Dalam hal ini perlu sekali untuk anda ketahui, apa yang harus anda lakukan atau apa yang menjadi tujuan anda dalam menyelesaikan sebuah permasalahan.

Tujuan Problem Solving

Sistem lean menagajarkan dalam penyelesaian masalah, harus memiliki tujuan sebagai berikut :
  1. Untuk mencegah masalah yang timbul kembali dengan menghilangkan penyebabnya.
  2. Untuk menciptakan penyelesai masalah (Problem Solver).
  3. Anda dapat berikan seekor ikan pada seseorang, atau .......
Dalam pemecahan masalah atau problem solving, anda harus mengerti seni nya, wih sudah kaya beladiri aja. Yup.. cara untuk menguasai seni problem solving, anda harus mengerti dalam penerapan lean manufacturing bahwa “Tidak Ada Masalah” adalah MASALAH, dan masalah adalah kesempatan untuk belajar.

Jadi harus anda mengerti bahwa dalam sistem lean mengatakan bahwa menyembunyikan masalah melemahkan sistem, dan anda juga harus mengapresiasi setiap usaha untuk mengungkap masalah dan mengubahnya menjadi peluang untuk perbaikan.

Jadi ada baiknya ketika sebuah manufactuing ataupun organisasi perusahaan lainnya, jika akan melakukan praktek lean pada organisasi harus memiliki pendalaman dari aturan lean yang akan dipraktekkan pada manufaturing ataupun perusahaan.

Aturan dalam Organisasi Lean

Untuk memastikan bahwa manufacturing yang akan mempraktekkan sistem lean untuk dapat mencapai apa yang menjadi goal sebuah perusahaan, maka umumnya organisasi lean tersebut memiliki aturan dasar seperti:

Aturan #1: Semua pekerjaan sangat terperinci

Artinya setiap departemen serta setiap karyawan dalam organisasi lean tersebut harus memiliki standar kerja, dan standar kerja tersebut harus terperinci dan harus dimengerti oleh setiap karyawan. Hal ini perlu, karena dalam melaksanakan pekerjaan yang aturan mainnya sangat jelas dan terperinci maka perusahaan akan meminimalisir kegiatan-kegiatan yang menyebabkan pemborosan baik itu dalam segi sumberdaya ataupun dalam segi materi.

Aturan #2: Setiap hubungan Pelanggan – Pemasok adalah langsung

Hal ini diusahakan tidak adanya pihak ketiga dalam pelaksanaan produksi agar tidak terjadinya penambahan waktu dalam pengiriman maupun komunikasi antar pelanggan hingga pemasok.
Penambahan waktu akan menjadi pemborosan dalam sebuah perusahaan karena anda tidak akan mencapai lead time dalam penyelesaian produk yang akan anda selesaikan.

Yang paling terpenting dalam hubungan ini adalah komunikasi yang langsung sehingga tidak terjadinya kesalahan komunikasi antara pemasok dengan pelanggan, bisa dikatakan bahwa pelanggan bukan hanya costumer saja, akan tetapi secara luas pelanggan adalah orang atau departemen yang meminta melakukan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan mereka.

Anda ambil contoh pada manufacturing yang terdapat pada area produksi, ketika suatu produk akan diproduksi oleh sewing atau line, maka sewing tersebut membutuhkan potongan bahan untuk mereka jahit yang kemudian menghasilkan satu produk yang utuh, yag sesuai dengan permintaan pelanggan.

Dalam area produksi seperti contoh tadi, bisa diambil kesimpulan bahwa yang menjadi pelanggan adalah departemen sewing, karena mereka membutuhkan bahan untuk mereka jahit, dan departeman yang menyediakan bahan yang diminta oleh departemen sewing tersebut bisa dikatakan sebagai pemasok. Jadi apapun syarat yang diminta oleh sewing (pelanggan) baik itu dari segi kualitas potongan hingga penyesuaian warna maupun style yang akan atau diproduksi oleh sewing maka departement cutting (pemasok) akan mencoba memenuhi kebutuhan sewing tersebut sesuai dengan permintaan sewing.

Aturan #3: Alur untuk setiap produk atau layanan harus sederhana dan langsung

Sangat penting dalam sebuah proses produksi harus memiliki alur yang sangat jelas akan tetapi sederhana. Hal ini untuk menghidari kesalahan komunikasi antara satu dengan yang lainnya, serta akan mengefisiensikan waktu untuk melakukan pekerjaan maupun proses baik itu proses dalam manufacturing ataupun proses lainnya.

Aturan #4: Kami memecahkan masalah sesuai dengan Metode Ilmiah (Pada tingkat terendah)

Artinya setiap karyawan maupun orang-orang yang terlibat pada organisasi lean tersebut harus memahami proses melakukan perbaikan dengan metode yang ilmiah, karena metode tersebut akan mengarahan pelaksana penyelesaian masalah atau biasa disebut dengan tim kaizen dapat menyelesaikan masalah hingga akarnya dengan memberikan solusi yang sesuai dan tepat sasaran dalam proses perbaikan.


                            *Spear and Bowen dalam artikel Decoding the DNA of the Toyota Production System


Pada penyelesaian masalah anda juga harus mengetahui tentang metode lean seperti metode PDCA (Plan, Do, Chack and Act), dan kebudayaan lean untuk memperkuat PDCA tersebut terdiri dari :
  1. Pelanggan adalah yang utama.
  2. Selalu mengkonfirmasi tujuan pekerjaan anda.
  3. Adanya rasa kepemilikan & tanggung jawab.
  4. Visualisasi.
  5. Pembuktian berdasarkan FAKTA.
  6. Pandai membaca kondisi yang Abnormal.
  7. FOKUS pada kondisi abnormal tersebut.
  8. Ikuti setiap proses dengan ketulusan dan komitmen.
  9. Aksi yang cepat di Tepat Waktu.
  10. Komunikasi menyeluruh dan melibatkan seluruh stakeholder.

Dalam penyelesaian masalah HARUS dipastikan bahwa anda memiliki data yang akurat dan sudah di klarifikasi di kondisi yang sebenarnya dengan melakukan 'Go to Genba' atau bisa di sebut dengan datang langsung di tempat kejadian.

Sebagai contoh, jika anda mendapati permasalahan di setiap RFT (Right First Time), adabaiknya anda telusuri apa yang menyebab RFT tersebut tidak mencapai target RFT. Lalu anda akan dapati bagian-bagian yang menyebabkan RFT tersebut tidak mencapai target. Dari bagian-bagian penyebab RFT tidak mencapai target, fokuskan kebagian yang paling tinggi penyebab dari RFT tidak mencapai target. Dari situ anda sudah mulai sedikit fokus terhadap permasalahan tersebut.
Lalu dari fokus tersebut, anda dan tim set target untuk perubahan yang anda harapkan.
Pentingnya mengatur target adalah agar anda dan tim termotivasi untuk pencapaian target dalam projek yang akan anda lakukan. Setelah setting target, lalu lakukan penelusuran penyebab dari permasalah yang tadi anda setting target. Dari penelusuran tersebut, anda akan temukan inti dari masalahnya.
Setelah anda temukan inti dari masalah tersebut, anda lakukan analisis permasalah.

Sumber: Dok.
https://blogcoretangw.blogspot.com
Tips: Gunakan analisis sebab akibat atau umum dikenal dengan analisa fishbone. Dari analisis sebab akibat tersebut, ambil penyebab yang memiliki faktor terbesar yang menyebabkan permasalahan tersebut.

Perlu di ingat dalam analisis sebab akibat anda pasti akan menemukan panyak sekali faktor-faktor penyebab dari inti permasalahan yang anda angkat tadi. Dan jangan tergoda untuk menyelesaikan penyebab-penyabab yang lain.

Anda harus ingat dan fokus dengan satu inti penyebab terbesar dari inti permasalahan yang di angkat tadi.
Setelah anda fokus kepada inti penyebab permasalahan, anda lanjut dengan analisis lainnya, yaitu lakukan analisis 5 mengapa.

Dari analisis 5 mengapa itulah anda akan menemukan akar dari penyebab inti permasalahan yang anda angkat. Dengan begitu solusi akan anda implemntasikan akan lebih tepat pada sasaran dari permasalah.

INGAT: Dalam melakukan analisis anda perlu lakukan klarifikasi di keadaan yang sebenarnya dengan mendatangi tempat kejadian tersebut, bukan hanya menerka-nerka atau mengira-ngira. Karena dalam lean data memang penting tapi kondisi sebenarnya lebih UTAMA.
Selamat menjadi problem solver, dan tetap semangat.

Demikian pembahasan tentang Bagaimana Cara Mendeskripsikan Masalah dalam Problem Solving Project semoga bermanfaat.
Jika anda suka dengan artikel ini, silahkan bagikan dengan menggunakan tombol media sosial yang terdapat pada blogcoretangw.blogspot.com.







Comments

Popular Posts