Siklus PDCA – PDCA merupakan metode penyelesaian masalah yang berlangsung secara berkesinambungan, ada baiknya hal ini dilakukan oleh setiap karyawan dalam perusahaan dengan tujuan penyelesaian terhadap permasalahan tersebut mendapat tindak lanjut tidak hanya berhenti kepada saat permasalahan terselesaikan akan tetapi tidak ada follow-up atas perbaikan yang
telah dilakukan, seperti lingkaran begitulah siklus dari PDCA dipraktekkan
Umumnya dalam pelaksanaan penyelesaian permasalahan dengan menggunakan sistem lean di manufacturing akan menghabiskan banyak waktu pada tahap perencanaan. Tahap perencanaan ini harus mencakup:
Tahap memperjelas permasalahan
Pada tahapan ini, bisa dikatakan sebagai tahapan dimana kita harus lebih mendalami latarbelakang permasalahan yang akan kita hadapi. Background dari permasalahan tersebut harus didapat seakurat mungkin, pada prakteknya lean tidak hanya terfokus kepada data yang didapat akan tetapi harus ada penelusuran lebih dalam lagi berupa kegiatan yang dilakukan di shopfloor. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa data yang didapat berdasarkan laporan adalah sesuai dengan kenyataan yang terjadi.
Tahapan pemilahan atau menspesifikasi permasalahan
Tahapan yang harus dilakukan pada tahapan ini bisa dilakukan jika kita sudah dapat latar belakang permasalahan yang terjadi, latar belakang permasalahan yang ada biasanya bersifat umum dan sangat luas, seperti jika dalam manufacturing menghadapi permasalahan di kualitas produk. Kita bisa ambil contoh pada saat ini kualitas produk tidak mencapai target yang diharapkan, maka pada tahapan pemilahan permasalahan ini berkaitan dengan penyebab-penyebab yang menimbulkan permasalahan tersebut.
Misalkan pada permasalahan tingkat kualitas produk yang tidak mencapai target sebuah organisasi, maka pada tahapan ini kita harus melihat penyebab yang menimbulkan hal tersebut terjadi, dari penyebab tersebut kita akan mengetahui nilai atau besaran dari penyebabnya. Kita ambil contoh ternyata yang menyebabkan timbulnya permasalahan kualitas tadi dipengaruhi oleh faktor mesin sebanyak 30%, faktor ketidaktelitian pekerja dalam menyelesaikan sebuah produk sebesar 40% dan faktor-faktor lainnya sebesar 30%. Maka yang harus kita prioritaskan dalam menyelasikan permasalahan tersebut adalah faktor ketidaktelitian pekerja dalam menyelesaikan sebuah produk karena faktor tersebut lebih dominan dibandingkan faktor yang ada.
Pada tahapan menspesifikkan permasalahan ini umumnya bisa tools lean yang bisa digunakan bisa berupa: SIPOC, process mapping, spaghetti mapping, data collection, run chart, bar chart, histogram, ataupun box plot.
Tahapan pengaturan target
Sudah tentu untuk menyelesaikan sebuah permasalahan kita harus memiliki tolak ukur untuk melihat seberapa besar perkembangan dari penyelesaian yang akan kita selesaikan. Dengan tolak ukur tersebutlah kita bisa melakukan perbaikan secara terus menerus hingga pencapaian target yang telah disepakati atau ditentukan.
Pengaturan target harus berdasarkan kepada permasalahan yang akan kita temukan solusi dari perbaikan, artinya untuk tahapan penetapan target perbaikan bisa dilakukan setelah tahapan breakdown the problem ditemukan dan kita memprioritaskan kepada satu atau pusat permasalahan tersebut. Tidak sedikit dalam penyelesaian masalah kita banyak terjebak oleh beberapa hal yang kita temukan saat perjalanan melakukan perbaikan sehingga inti dari permasalahan yang kita coba selesaikan akan terlupakan dan mengakibatkan kepada pernyelesaian masalah bukan pada fokus dari permasalahan tersebut.
Tahapan analisis permasalahan
Jika kita telah menentukan target sebagai tolak ukur dari penyelesaian masalah yang akan kita selesaikan, barulah kita memasuki tahap perencanaan selanjutnya yaitu analisa permaslahan yang dengan tujuan bisa ditemukan inti dari permasalahan tersebut.
Dengan menemukan inti atau akar dari masalah tersebutlah kemudian kita bisa menentuka solusi untuk menangani permasalahan yang kita hadapi. Untuk analisa masalah kami sarankan menggunakan analisa fishbone atau umum disebut dengan analisa tulang ikan, dimana analisa tesebut merupakan analisa sebab dan akibat dari permasalahan yang terjadi.
Umumnya dalam analisa fishbone menggunakan beberapa faktor penyebab dari permasalahan, seperti penyebab dari man atau manusia, method atau cara kerja, lingkungan, machine atau mesin , dan sebagainya. Pada tahapan ini ada baiknya kita mengundang atau mengikutsertakan orang atau karyawan yang terlibat langsung kepada proses yang kita coba untuk selesaikan permasalahannya.
Hal ini dengan tujuan bahawa dalam analisa permasalahan kita tidak lakukan dengan asumsi atau perkiraan dari hasil pemikiran semata akan tetapi berdasarkan pengalaman terhadap process owner itu sendiri. Dengan melibatkan pemilik proses akan memudahkan kita dalam menemukan mayoritas yang terjadi dan menyebabkan adanya permasalahan tersebut.
Kita bisa ambil contoh jika kita berada pada manufacturing, dan permasalahan yang kita coba selesaikan berkaitan dengan kualitas produk dan permasalahan tersebut terjadi pada satu proses, ada baiknya kita mengikut sertakan karyawwan yang menjalankan proses tersebut serta mengikutsertakan bagian kualitas untuk bekerjasama dalam penemuan mayoritas penyebab dari permaslahan yang terjadi.
Keikutsertaan karyawan dalam penyelesaian maslah inilah yang menjadi cikalbakal kebudayaan lean berjalan dengan baik di manufacturing ataupun organisasi perusahaan, karena tujuan penyelesaian masalah bukan berdasarkan keinginan atasan akan tetapi berdasarakan pola fikir perbaikan berkesinambungan yang dimiliki oleh setiap karyawan.
Setelah kita melakukan analisa sebab akibat dan telah menemukan mayoritas ataupun faktor terbanyak penyebab terjadinya permasalahan, barulah kita lakukan tahapan lanjutan dari analisa permasalahan yaitu analisa 5 why, atau umum disebut dengan analaisa bertanya ‘mengapa’.
Dengan analisa mengapa inilah kita akhirnya akan menemukan akar dari ppermasalahan yang sudah kita fokuskan tadi, sehingga dengan begitu inti dari permasalahan tesebut kita bisa ajukan sebuah solusi dalam penyelesaian permasalahan yang sedang kita hadapi.
Sampai disini, tahapan-tahapan mulai dari clarify the problem, breakdown the problem, setting target, hingga root cause analysis, semua tahapan tersebut dikategorikan sebagai tahapan perencanaan.
Tahapan perencanaan dalam siklus PDCA memang memakan waktu yang terlatif lama dibandingkan tahapan lingkaran PDCA selanjutnya. Hal ini dikarenakan dalam sistem lean yang dipraktekkan memastikan bahwa apa yang kita coba selesaikan adalah sesuatu yang benar-benar memiliki dampak kepada fokus permaslahan sehingga penyelesaian tidak melebar dan menghidari dari penyelesaian yang tidak tepat sasaran.
Pada pelaksanaan eksekusi, usahakan lakukan dengan tidak permanen, sehingga jika menemukan kendala pada solusi yang telah kita lakukan, memungkinkan kita untuk melakukan perubahan atau perbaikan dari solusi yang sebelumnya kita coba. Dengan begitu tingkat kegagalan dalam pelaksanaan eksekusi bisa kita minimalisir di tempat terjadinya permasalahan tersebut, yang akan berdampak kepada tidak stabilnya produkitifitas perusahaan.
Setelah trial yang kita lakukan berhasil dan tidak memiliki kendala berarti, barulah kita lakukan eksekusi di area terjadinya permasalahan. Sebelum mengimplemantasikan solusi di area tersebut, lakukan sosialisasi ke pemilik proses di arean tempak kita akan lakukan eksekusi, dengan tujuan kita mendapat support dari process owner serta pemilik area tersebut, sehingga dalam melakukan perbaikan akan memudahkan kita dalam penyelasaian permaslahan.
Hal ini yang jarang terjadi jika kita melakukan perbaikan, kita jarang mengikutsertakan pemilik proses dan pemilik area sehingga dukungan yang kita harapkan tidak terjadi, dan mengakibatkan kepada gagalnya kita dalam eksekusi perbaikan pada area permaslahan karena akan banyak terjadi penolakan sistem baru yang akan kita coba terapkan.
Inilah pentingnya pelaksanaan pengecekan dilakukan, dengan tujuan pengontrolan serta perbaikan secara terus menerus jika kita mendapati ternyata solusi yang di implementasi pada area terjadinya permasalahan butuh pengembanagan ataupun tidak sesuai dengan permasalahan yang akan diselesaikan.
Pada tahapan ini, jika kita menemukan bahwa solusi yang kita eksekusi tadi sudah sesuai dan berdampak kepada perbaikan dan memperkecil GAP antara target permasalahan dengan kondisi saat ini, maka harus kita lakukan standarisasi. Standarisasi baik dalam bentuk operasional kerja maupun standarisasi yang berkenaan dengan eksekusi dari perbaikan tersebut.
Tujuan dari standarisasi tersebuta agar setiap orang yang berada pada proses yang tadi bermasalah mengikuti standar yang telah ditetapkan berdasarkan perbaikan tadi. Ketika standarisasi telah dibuat maka tahapan selanjutnya adalah sharing kepada proses owner serta pemilik area, dengan adanya komunikasi semacam ini maka diharapkan setiap orang ataupun karyawan pada proses tersebut mengetahui standar kerja yang baru dan mendukung atas pembiasaan kerja berdasarkan stardarisasi tersebut.
Akan tetapi jika solusi yang kita lakukan ternyata tidak sesuai dengan permasalahan yang terjadi, dengan tolak ukur bahwa hasil yang kita dapatkan dari eksekusi perbaikan tadi tidak mencapai target atau bahkan malah lebih menjauhi dari target, maka ada baiknya kita kembali lagi kepada tahapan awal, yaitu tahapan perencanaan.
Poin penting dalam pelaksanaan praktek PDCA, bukan hanya berkaitan dengan definisi dari PDCA ataupun siklus PDCA itu, akan tetapi lebih menitik beratkan kepada komitmen penyelesaian masalah atau problem solving karyawan serta keikutsertaan setiap karyawan dalam kepedulian terhadap permasalahan yang timbul yang mengakibatkan produktivitas perusahaan tidak mencapai target.
Pengertian dari PDCA bisa setiap orang dapati dari berbagai sumber, akan tetapi pelaksanaan dari keikutsertaan karyawan serta pola fikir perbaikan secara terus menerus inilah yang harus dipupuk pada setiap staff ataupun karyawan dari berbagai level jabatan. Sehingga dalam satu organisasi terciptanya kebudayaan lean dengan sistem yang melekat didalamnya.
Demikian coretan lean tentang ‘Pelaksanaan Lingkaran PDCA’ semoga bermanfaat bagi organisasi yang tertarik dalam mengembangkan kebudayaan serta sistem lean yang akan meningkatkan produktivitas perusahaan. Silahkan tambahkan di kolam komentar jika ada pembahasan ataupun masukkan yang ingin disampaikan.
Praktek PDCA
Pada prakteknya siklus PDCA yang dilakukan pada lean manufaturing adalah sebagai berikut:Pelaksanaan rencana / Plan
Umumnya dalam pelaksanaan penyelesaian permasalahan dengan menggunakan sistem lean di manufacturing akan menghabiskan banyak waktu pada tahap perencanaan. Tahap perencanaan ini harus mencakup:
Tahap memperjelas permasalahan
Pada tahapan ini, bisa dikatakan sebagai tahapan dimana kita harus lebih mendalami latarbelakang permasalahan yang akan kita hadapi. Background dari permasalahan tersebut harus didapat seakurat mungkin, pada prakteknya lean tidak hanya terfokus kepada data yang didapat akan tetapi harus ada penelusuran lebih dalam lagi berupa kegiatan yang dilakukan di shopfloor. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa data yang didapat berdasarkan laporan adalah sesuai dengan kenyataan yang terjadi.
Tahapan pemilahan atau menspesifikasi permasalahan
Tahapan yang harus dilakukan pada tahapan ini bisa dilakukan jika kita sudah dapat latar belakang permasalahan yang terjadi, latar belakang permasalahan yang ada biasanya bersifat umum dan sangat luas, seperti jika dalam manufacturing menghadapi permasalahan di kualitas produk. Kita bisa ambil contoh pada saat ini kualitas produk tidak mencapai target yang diharapkan, maka pada tahapan pemilahan permasalahan ini berkaitan dengan penyebab-penyebab yang menimbulkan permasalahan tersebut.
Misalkan pada permasalahan tingkat kualitas produk yang tidak mencapai target sebuah organisasi, maka pada tahapan ini kita harus melihat penyebab yang menimbulkan hal tersebut terjadi, dari penyebab tersebut kita akan mengetahui nilai atau besaran dari penyebabnya. Kita ambil contoh ternyata yang menyebabkan timbulnya permasalahan kualitas tadi dipengaruhi oleh faktor mesin sebanyak 30%, faktor ketidaktelitian pekerja dalam menyelesaikan sebuah produk sebesar 40% dan faktor-faktor lainnya sebesar 30%. Maka yang harus kita prioritaskan dalam menyelasikan permasalahan tersebut adalah faktor ketidaktelitian pekerja dalam menyelesaikan sebuah produk karena faktor tersebut lebih dominan dibandingkan faktor yang ada.
Pada tahapan menspesifikkan permasalahan ini umumnya bisa tools lean yang bisa digunakan bisa berupa: SIPOC, process mapping, spaghetti mapping, data collection, run chart, bar chart, histogram, ataupun box plot.
Tahapan pengaturan target
Sudah tentu untuk menyelesaikan sebuah permasalahan kita harus memiliki tolak ukur untuk melihat seberapa besar perkembangan dari penyelesaian yang akan kita selesaikan. Dengan tolak ukur tersebutlah kita bisa melakukan perbaikan secara terus menerus hingga pencapaian target yang telah disepakati atau ditentukan.
Pengaturan target harus berdasarkan kepada permasalahan yang akan kita temukan solusi dari perbaikan, artinya untuk tahapan penetapan target perbaikan bisa dilakukan setelah tahapan breakdown the problem ditemukan dan kita memprioritaskan kepada satu atau pusat permasalahan tersebut. Tidak sedikit dalam penyelesaian masalah kita banyak terjebak oleh beberapa hal yang kita temukan saat perjalanan melakukan perbaikan sehingga inti dari permasalahan yang kita coba selesaikan akan terlupakan dan mengakibatkan kepada pernyelesaian masalah bukan pada fokus dari permasalahan tersebut.
Tahapan analisis permasalahan
Jika kita telah menentukan target sebagai tolak ukur dari penyelesaian masalah yang akan kita selesaikan, barulah kita memasuki tahap perencanaan selanjutnya yaitu analisa permaslahan yang dengan tujuan bisa ditemukan inti dari permasalahan tersebut.
Dengan menemukan inti atau akar dari masalah tersebutlah kemudian kita bisa menentuka solusi untuk menangani permasalahan yang kita hadapi. Untuk analisa masalah kami sarankan menggunakan analisa fishbone atau umum disebut dengan analisa tulang ikan, dimana analisa tesebut merupakan analisa sebab dan akibat dari permasalahan yang terjadi.
Umumnya dalam analisa fishbone menggunakan beberapa faktor penyebab dari permasalahan, seperti penyebab dari man atau manusia, method atau cara kerja, lingkungan, machine atau mesin , dan sebagainya. Pada tahapan ini ada baiknya kita mengundang atau mengikutsertakan orang atau karyawan yang terlibat langsung kepada proses yang kita coba untuk selesaikan permasalahannya.
Hal ini dengan tujuan bahawa dalam analisa permasalahan kita tidak lakukan dengan asumsi atau perkiraan dari hasil pemikiran semata akan tetapi berdasarkan pengalaman terhadap process owner itu sendiri. Dengan melibatkan pemilik proses akan memudahkan kita dalam menemukan mayoritas yang terjadi dan menyebabkan adanya permasalahan tersebut.
Kita bisa ambil contoh jika kita berada pada manufacturing, dan permasalahan yang kita coba selesaikan berkaitan dengan kualitas produk dan permasalahan tersebut terjadi pada satu proses, ada baiknya kita mengikut sertakan karyawwan yang menjalankan proses tersebut serta mengikutsertakan bagian kualitas untuk bekerjasama dalam penemuan mayoritas penyebab dari permaslahan yang terjadi.
Keikutsertaan karyawan dalam penyelesaian maslah inilah yang menjadi cikalbakal kebudayaan lean berjalan dengan baik di manufacturing ataupun organisasi perusahaan, karena tujuan penyelesaian masalah bukan berdasarkan keinginan atasan akan tetapi berdasarakan pola fikir perbaikan berkesinambungan yang dimiliki oleh setiap karyawan.
Setelah kita melakukan analisa sebab akibat dan telah menemukan mayoritas ataupun faktor terbanyak penyebab terjadinya permasalahan, barulah kita lakukan tahapan lanjutan dari analisa permasalahan yaitu analisa 5 why, atau umum disebut dengan analaisa bertanya ‘mengapa’.
Dengan analisa mengapa inilah kita akhirnya akan menemukan akar dari ppermasalahan yang sudah kita fokuskan tadi, sehingga dengan begitu inti dari permasalahan tesebut kita bisa ajukan sebuah solusi dalam penyelesaian permasalahan yang sedang kita hadapi.
Sampai disini, tahapan-tahapan mulai dari clarify the problem, breakdown the problem, setting target, hingga root cause analysis, semua tahapan tersebut dikategorikan sebagai tahapan perencanaan.
Tahapan perencanaan dalam siklus PDCA memang memakan waktu yang terlatif lama dibandingkan tahapan lingkaran PDCA selanjutnya. Hal ini dikarenakan dalam sistem lean yang dipraktekkan memastikan bahwa apa yang kita coba selesaikan adalah sesuatu yang benar-benar memiliki dampak kepada fokus permaslahan sehingga penyelesaian tidak melebar dan menghidari dari penyelesaian yang tidak tepat sasaran.
Pelaksanaan eksekusi atau melakukan solusi perbaikan / Do
Pelaksanaan eksekusi dari solusi yang telah disepakati oleh tim perbaikan adabaiknya dilakukan trial, dengan tujuan mengetahui tingkat dari kegagalan ataupun keberhasilan dalam pelaksanaan solusi tersebut.Pada pelaksanaan eksekusi, usahakan lakukan dengan tidak permanen, sehingga jika menemukan kendala pada solusi yang telah kita lakukan, memungkinkan kita untuk melakukan perubahan atau perbaikan dari solusi yang sebelumnya kita coba. Dengan begitu tingkat kegagalan dalam pelaksanaan eksekusi bisa kita minimalisir di tempat terjadinya permasalahan tersebut, yang akan berdampak kepada tidak stabilnya produkitifitas perusahaan.
Setelah trial yang kita lakukan berhasil dan tidak memiliki kendala berarti, barulah kita lakukan eksekusi di area terjadinya permasalahan. Sebelum mengimplemantasikan solusi di area tersebut, lakukan sosialisasi ke pemilik proses di arean tempak kita akan lakukan eksekusi, dengan tujuan kita mendapat support dari process owner serta pemilik area tersebut, sehingga dalam melakukan perbaikan akan memudahkan kita dalam penyelasaian permaslahan.
Hal ini yang jarang terjadi jika kita melakukan perbaikan, kita jarang mengikutsertakan pemilik proses dan pemilik area sehingga dukungan yang kita harapkan tidak terjadi, dan mengakibatkan kepada gagalnya kita dalam eksekusi perbaikan pada area permaslahan karena akan banyak terjadi penolakan sistem baru yang akan kita coba terapkan.
Pelaksanaan pengecekan dari eksekusi perbaikan / Check
Tidak sedikit yang mengimplemantasikan lean pada manufacturing maupun organisasi-organisasi, setelah melakukan perbaikan dan merasa percaya diri bahwa perbaikan tersebut sudah tepat sasaran tidak melakukan pengecekkan atsa perbaikan yang diterapkan di are tersebut. Hal ini memungkinkan akan terjadinya eksekusi dari solusi perbaikan tidak berjalan semestinya, atau bahkan justru solusi yang kita terapkan malah menambah permasalahan baru di area tersebut.Inilah pentingnya pelaksanaan pengecekan dilakukan, dengan tujuan pengontrolan serta perbaikan secara terus menerus jika kita mendapati ternyata solusi yang di implementasi pada area terjadinya permasalahan butuh pengembanagan ataupun tidak sesuai dengan permasalahan yang akan diselesaikan.
Pelaksanaan penyesuaian ataupun tindakkan / Act atau Adjust
Tahapan ini bukan tahapan terakhir dari siklus PDCA akan tetapi tahapan ini awal dari lingkaran yang akan berputar kepada tahapan perncanaan kembali. Karena Siklus PDCA merupakan lingkaran penyelesaian malah yang tidak akan putus, hal inilah yang disebut dengan perbaikan secara berkesinambungan.Pada tahapan ini, jika kita menemukan bahwa solusi yang kita eksekusi tadi sudah sesuai dan berdampak kepada perbaikan dan memperkecil GAP antara target permasalahan dengan kondisi saat ini, maka harus kita lakukan standarisasi. Standarisasi baik dalam bentuk operasional kerja maupun standarisasi yang berkenaan dengan eksekusi dari perbaikan tersebut.
 |
| Siklus PDCA |
Tujuan dari standarisasi tersebuta agar setiap orang yang berada pada proses yang tadi bermasalah mengikuti standar yang telah ditetapkan berdasarkan perbaikan tadi. Ketika standarisasi telah dibuat maka tahapan selanjutnya adalah sharing kepada proses owner serta pemilik area, dengan adanya komunikasi semacam ini maka diharapkan setiap orang ataupun karyawan pada proses tersebut mengetahui standar kerja yang baru dan mendukung atas pembiasaan kerja berdasarkan stardarisasi tersebut.
Akan tetapi jika solusi yang kita lakukan ternyata tidak sesuai dengan permasalahan yang terjadi, dengan tolak ukur bahwa hasil yang kita dapatkan dari eksekusi perbaikan tadi tidak mencapai target atau bahkan malah lebih menjauhi dari target, maka ada baiknya kita kembali lagi kepada tahapan awal, yaitu tahapan perencanaan.
Poin penting dalam pelaksanaan praktek PDCA, bukan hanya berkaitan dengan definisi dari PDCA ataupun siklus PDCA itu, akan tetapi lebih menitik beratkan kepada komitmen penyelesaian masalah atau problem solving karyawan serta keikutsertaan setiap karyawan dalam kepedulian terhadap permasalahan yang timbul yang mengakibatkan produktivitas perusahaan tidak mencapai target.
Pengertian dari PDCA bisa setiap orang dapati dari berbagai sumber, akan tetapi pelaksanaan dari keikutsertaan karyawan serta pola fikir perbaikan secara terus menerus inilah yang harus dipupuk pada setiap staff ataupun karyawan dari berbagai level jabatan. Sehingga dalam satu organisasi terciptanya kebudayaan lean dengan sistem yang melekat didalamnya.
Demikian coretan lean tentang ‘Pelaksanaan Lingkaran PDCA’ semoga bermanfaat bagi organisasi yang tertarik dalam mengembangkan kebudayaan serta sistem lean yang akan meningkatkan produktivitas perusahaan. Silahkan tambahkan di kolam komentar jika ada pembahasan ataupun masukkan yang ingin disampaikan.
Tulisan terkait:
Post a Comment for "PELAKSANAAN LINGKARAN PDCA"