PENERAPAN LEAN LEADERSHIP

Kepemimpinan Dalam Penerapan Lean – Dalam pelaksanaan lean baik itu di rumah sakit, accounting, manufacturing maupun perusahaan lainnya, yang terpenting adalah sebuah karakteristik dari kepemimpinan yang akan menjalankan roda dari penerapan sistem lean itu sendiri. Tanpa adanya lean leadership dalam sebuah organisasi perusahaan, maka tidak akan mengherankan penerapan lean tidak akan berjalan dengan semestinya.


Ketika penerapan lean yang tidak dimulai dari pemimpin itu sendiri, akan tetapi lebih menitikberatkan pada anggota dari perusahaan, maka kemungkinan terbesar yang terjadi adalah terciptanya sebuah aktivitas yang tidak memiliki nilai (NVA) yang mengakibatkan kepada meningkatnya cost dari perusahaan itu sendiri atau biasa disebut dengan pemborosan. Banyak pakar serta pelaksana lean pada manufacturing maupun hospital daln lainnya, memfokuskan diri kepada 7 wastes (pemborosan) dalam meningkatkan produktivitas perusahaan.


Aktivitas tersebut memang tidak ada yang salah, karena dalam penerapan lean pada perusahaan memiliki tujuan menghilangkan aktivitas tidak bernilai (NVA), mengurangi aktivitas tidak bernilai akan tetapi masih diperlukan (NVAN) serta memaksimalkan aktivitas bernilai (VA) dalam produktivitas. Muda yang merupakan pemborosan yang menjadi fokus utama dalam penerapan lean pada perusahaan baik itu manufaktur maupun rumah sakit untuk dihilangkan, sebenarnya tidak terlepas dari adanya aktivitas mura dan muri dari sebuah keputusan maupun kebijakan.


Mura dan muri dapat tercipta karena kurang mengertinya stakeholders ataupun seorang pemimpin, dalam hal ini mulai dari middle level hingga top level dalam organisasi perusahaan berkenaan dengan bagaimana menerapkan sistem lean dalam perusahaan. Seorang karyawan akan melakukan banyak beban terhadap pekerjaannya maupun karyawan lain mendapat keistimewaan dalam melakukan tugasnya sehingga terjadi ketidak seimbangan dalam pemberian tugas dan tanggung jawab yang mengakibatkan terciptanya aktivitas muda dalam perusahaan. Hal ini terjadi karena sebuah keputusan maupun pembagian tugas yang tidak merata, dan yang dapat melakukan hal ini adalah seorang pemimpin, seperti pengawas, supervisor hingga top level organisasi perusahaan.


Berdasarkan pengalaman kami dalam menjalankan penerapan lean selama kurun waktu sekitar 7 tahun pada sebuah perusahaan, dengan mengikuti beragam pelatihan lean di beberapa perusahaan baik itu di Indonesia maupun di luar Indonesia, banyak kami temukan bahwa terjadinya aktivitas muda atau pemborosan dimulai pada titik penentuan sebuah kebijakan dari perusahaan (mura dan muri). Dalam menerapkan lean manufacturing maupun hospital, perusahaan tidak perlu menunjukan seberapa banyak konsultan yang anda gunakan untuk menerapkan lean manufacturing, atau seberapa banyak karyawan yang memiliki sertifikat lean dengan mengikuti beragam pelatihan, karena penerapan lean jika hanya sebatas sebuah konsep atau dijadikan sebuah alat maka perusahaan tidak perlu melakukan sedikit kesalahan yang akan mengakibatkan produktivitas perusahaan menurun.


Dalam penerapan lean, banyak kami temukan beragam mindset yang tercipta terutama dari stakeholders atau top level yang sangat terfokus kepada jump to solution. Dalam artian luas bahwa ketika timbulnya sebuah masalah dalam aktivitas perusahaan, maka yang dibutuhkan oleh top level adalah solusi cepat dalam menangani masalah untuk mencegah terjadinya pemborosan terhadap perusahaan, dengan kalkulasi cost yang timbul terhadap permasalahan tersebut. Hal ini memang tidak ada yang salah, akan tetapi yang menjadi pertanyaan selanjutnya adalah apakah solusi tersebut dapat memungkinkan tidak terjadinya permasalahan yang sama di kemudian hari, inilah yang perlu diperhitungkan dan dipertimbangkan.


Lean leadership merupakan salah satu tolak ukur terciptanya kebudayaan lean dan keberhasilan penerapan lean manufacturing dalam perusahaan. Karena melalui lean leadership inilah keikutsertaan seorang pemimpin dalam memahami prinsip dasar lean melalui lean thinking serta proses transformasi lean dengan aturan yang dilakukan untuk membawa perusahaan meuju ke level selanjutnya. Untuk menciptakan lean leadership dalam manufacturing maupun rumah sakit, sebaiknya dimulai dari sebuah refleksi terhadap organisasi itu sendiri.

REFLEKSI ORGANISASI PERUSAHAAN DALAM PENERAPAN LEAN

Pada penerapan lean, untuk melihat seberapa jauh pelaksanaan lean telah dilakukan dan seberapa besar pengaruh lean dalam meningkatkan produktivitas perusahaan, maka yang perlu dilakukan adalah refleksi terhadap organisasi perusahaan, seperti:
  • Apa yang telah menjadi tugas serta tanggung jawab anda di organisasi perusahaan dalam menerapkan lean serta mempromosikan lean dalam kurun waktu beberapa tahun belakangan ini.
  • Refleksi ke belakang, apa yang menjadi kata kunci ataupun inti yang telah anda lakukan dalam membangun budaya lean.
  • Refleksi ke depan (visi anda), apa yang seharusnya anda lakukan dalam organisasi perusahaan anda dalam menerapkan serta mempromosikan lean.
  • Mengapa perusahaan menerapkan lean.
  • Apakah anda merasa bahwa perusahaan anda mendapat keuntungan dalam menerapkan lean seperti yang diharapkan, jika tidak, kenapa hal tersebut terjadi.


Dari refleksi diatas maka anda akan memahami lebih dalam mengenai lean yang diterapkan dalam manufacturing atau hospital maupun organisasi perusahaan. Sekarang mari bahas pengalaman anda dalam meningkatkan bisnis perusahaan, berikut grafiknya:


Pada grafik menunjukan bahwa training atau pelatihan, tools, dan sistem lean memungkinkan terjadinya peningkatan performance maupun produktiivitas perusahaan, akan tetapi bagaimana selanjutnya, kemungkinan penurunan performance pun akan terjadi. Perlu diingat bahwa perusahaan tidak perlu melakukan kesalahan sekecil apapun untuk menjadikan perusahaan tersebut menurun, hal ini banyak terjadi pada perusahaan besar maupun kecil, mungkin anda mengingat bagaimana satu perusahaan manufacturing penyedia alat komunikasi atau ponsel yang memiliki salah satu slogan sangat mengena bagi masyarak maupun penggunanya yaitu connecting people. Pada era tahun 1990-an sangat merajai pemasaran dalam bidang penyedia alat komunikasi, yang kemudian seiring perkembangan waktu akhirnya harus melepaskan mahkota kerajaan ke perusahaan lainnya, dan masih banyak contoh lain yang bisa diambil dari proses pembelajaran tersebut.




Lean Leadership Roadmap

Dibutuhkan leadership yang sangat fokus kepada bagaimana mengidentifikasi sebuah permasalahan untuk dapat dijadikan visi misi dalam menjalankan roda perusahaan, dalam penerapan lean disebut dengan policy deployment. Transformasi penerapan lean manufacturing maupun lean hospital, harus menjadikan sumberdaya sebagai salah satu alat yang digunakan sebagai proses pencapaian dari sebuah tujuan perusahaan.

Pentingnya Peran Karyawan.

Keikutsertaan serta mengikutsertakan karyawan dalam perbaikan secara berkelanjutan serta secara terus menerus melakukan penyelesaian terhadap sebuah permasalahan sehingga terciptanya kerjasama tim dalam organisasi adalah peran penting dalam menerapkan lean leadership untuk mencapai produktivitas perusahaan.

Peran level menegah hingga top level mulai dari pengawas hingga stakeholders, menjadikan kebudayaan lean sebagai tugas yang harus dilakukan dengan menggunakan pola fikir secara sistematis, penyelesai permasalahan, sebagai pelatih hingga menjadi contoh bagi karyawan lain terutama anggotanya.

Aturan penting dalam pada karyawan jika dilihat dari berbagai level, seperti:

  • Anggota tim atau karyawan dari level anggota HARUS memiliki kemampuan dalam setiap proses kerja dan mampu menjadi pengganti karyawan lainnya terutama saat terjadi absensi atau tidak masuknya karyawan lain. Ini adalah pondasi yang tidak dapat di negosiasi, oleh karena itu sangat penting bagi perusahaan yang menerapkan lean mengintegrasi sistem lean dengan pengembangan sumberdaya manusia atau SDM.
  • Level pengawas dalam satu departemen harus ikut serta dalam problem solving dan proses perbaikan. Tidak sedikit ditemukan ketika anggota tim atau karyawan mendapati kendala dalam menyelesaikan tugasnya, level pengawas memerankan sebagai seseorang yang meminta anggotanya menyelesaikan masalah tersebut tanpa membantu serta ikut serta dalam menyelesaikan masalah, atau bahkan pada level ini hanya memberikan intruksi kerja yang kemudian hanya berdasarkan pengalaman atau perkiraan darinya. Kejadian inilah yang kemudian secara perlahan akan tetapi pasti menimbulkan mura dan muri dalam aktivitas kerja yang akhirnya mengakibatkan pemborosan berupa muda.
  • Setiap pemimpin atau middle level seperti supervisor mampu mengembangkan anggotanya melalui keikutsertaan anggota pada setiap permasalahan yang terjadi atau biasa disebut dengan leader standard work.
  • Top level atau senior manager accountable dalam menyelesaikan permasalahan berdasarkan scope atau area yang dipimpinnya. Tidak sedikit dari perusahaan menempatkan seseorang yang kurang bahkan tidak accountable pada posisi ini, karena masih banyak perusahaan yang menganut sistem kolusi maupun nepotisme yang akhirnya berimbas kepada terciptanya mura dan muri dalam organisasi perusahaan.


Kesimpulan: Dalam menerapkan lean manufacturing maupun lean hospital, peran dari senior manager hingga top level sangat penting dalam menentukan hoshin kanri bagi perusahaan dengan memasukan penerapan lean sebagai salah satu visi perusahaan dalam meningkatkan produktivitas.

Penerapan lean manufacturing maupun lean hospital akan memberikan keuntungan bagi perusahaan apabila mutual trust serta respect people terjadi, seperti menggunakan team members voice sebagai salah satu acuan dalam tingkat keberhasilan sebuah perusahaan dalam  menciptakan kebudayaan lean melalui kerjasama tim dalam menyelesaikan sebuah permasalahan.

Inti Penting dalam Penerapan Lean Leadership

Palaksanaan lean manufacturing atau lean management rumah sakit, akan mencapai tujuan dan memberikan keuntungan bagi perusahaan, apabila dari penerapan lean leadership melakukan:

Go See.

Middle level hingga top level atau biasa disebut dengan menegement HARUS menyediakan waktu melihat kondisi pada setiap area dari perusahaan, dan memastikan bahwa aktivitas perusahaan meiliki nilai (VA). Tidak sedikit dari management perusahaan hanya mendapat laporan yang sebenarnya terkadang sebuah laporan tidak dapat menjadi tolak ukur dari tingkat keberhasilan sebuah perusahaan.

Bukan sebuah rahasia lagi ketika sebuah laporan diberikan kepada management, banyak adjustment yang kemudian akhirnya laporan tersebut berbanding terbalik pada kenyataan di perusahaan. Untuk menghidari hal ini maka peran penting lean leadership bagi management perusahaan adalah dengan meliha langsung berdasarkan fakta.

Selalu Bertanya Mengapa.

Dalam menjalankan lean leadership, sangat penting bagi pemimpin dalam organisasi mulai dari tingkat pengawas hingga top level menerapkan analisa dengan selalu bertanya, mengapa hal ini terjadi. Teknik analisa ini umumnya digunakan dalam problem solving dengan metode 5 whys atau why and why.

Mendalami sebuah permasalahan untuk mendapatkan solusi secara metodologi serta ilmiah sangat penting diketahui oleh setiap pelaksana lean leadership, sehingga tidak terjadi penentuan ataupun penyelesaian solusi dengan istilah jump to conclusion. Untuk memudahkan deskripsi tentang jump to conculion atau jaump to solution, kami berikan satu contoh dalam kehidupan sehari hari, ketika anda mengalami sakit gigi, hal yang anda lakukan adalah mengobati sakit tersebut dengan meminum atau memberi obat kepada gigi yang sakit. Yang menjadi pertanyaan selanjutnya adalah apakah kemudian sakit gigi yang telah sembut tersebut akan kambuh kembali atau tidak, jawabannya pasti iya. Mengapa hal tersebut terjadi, karena yang dilakukan adalah jump to solution tanpa mendalami, mengapa gigi sakit, atau mengapa terjadi peradangan pada gusi yang menyebabkan anda mengalami sakit gigi. Ketika pendalaman penyebab terhadap satu maslah dilakukan maka yang akan anda dapatkan adalah sebuah pencegahan agar kesalahan ataupun permasalahan tidak terjadi di masa yang akan datang.

Tunjukan Rasa Menghormati.

Menghormati karyawan terutama anggota perusahaan sangat perlu dilakukan, dengan begitu anda akan mendapati keberanian anggota dalam mengungkapkan permasalah yang dihadapinya. Perlu diingat bahwa ketika sebuah aktivitas dalam perusahaan tidak mengalami masalah, maka sebagai penerap lean leadership harus jeli bahwa hal tersebut adalah maslah terbesar. Permasalahan yang disembunyikan akan menjadikan perusahaan mengalami penurunan dalam produktivitas, karena keterlambatan pengetahui sebuah masalah mengakibatkan timbulnya masalah-masalah lain yang disebabkan oleh masalah yang disembunyikan.

Dalam kata lain, lean leadership mengandung pengertian:
  1. Pastikan setiap orang memiliki insiatif dalam menyelesaikan masalah serta melakukan perbaikan secara terus menerus pada pekerjaannya.
  2. Memastikan setiap orang memiliki pekerjaan yang terhubung dan menyesuaikan untuk menyediakan sesuatu yang bernilai kepada pelanggan dan perkembangan perusahaan.


Untuk sedikit gambaran mengenai leader standard work melalui daily management system yang dijadikan percentage dalam menerapkan lean leadership.


Keterangan:
Pekerjaan rutin adalah setiap aktivitas yang dilakukan setiap hari tanpa berubah, seperti jika dalam manufaktur seorang penjahit memiliki tugas rutin menjahit.
Pekerjaan unik adalah pekerjaan yang setiap hari akan berubah mengikuti kondisi yang terjadi pada saat itu. Seperti contoh dalam penerapan lean hospital, staf administrasi melakukan kegiatan menyelesaikan permasalahan terhadap pembukuan yang salah dan dilakukan oleh staf lain.


*Untuk pekerjaan unik dan rutin tergantung kondisi dari perusahaan tempat anda bekerja, pada intinya adalah sebuah pekerjaan dikatakan menjadi pekerjaan rutin, jika pekerjaan tersebut merupakan tugas atau tanggung jawab pekerja, dan pekerjaan unik umumnya berkaitan dengan pekerjaan yang sangat umum dan tidak dapat diprediksi dalam kesehariannya.


Demikian tulisan kami tentang Pelaksanaan Lean Leadership. Semoga dengan tulisan ini dapat bermanfaat bagi anda yang sedang mencari referensi tentang lean terutama bagi pengunjung setia blogcoretangw.blogspot.com.

Kami ucapkan terimakasih telah menyediakan waktu untuk berkunjung serta membaca tulisan yang terdapat pada Coretan Lean, jika ada pembahasan yang terlewatkan dari tulisan kami ataupun ada ide maupun masukkan yang terkait dengan tulisan kali ini, silahkan anda tulis pada kolom komentar yang terdapat pada blog ini.

Post a Comment for "PENERAPAN LEAN LEADERSHIP"