8 Inefisiensi Menurut Prinsip Lean Hospital - Rumah sakit sebagai penyedia jasa layanan kesehatan yang menerapkan sistem lean dalam aktivitasnya, dengan tujuan mengurangi inefisiensi yang terjadi dalam menyelenggarakan layanannya, baik itu berupa input maupun proses sehingga mendapatkan output yang memuaskan pelanggan dengan meminimalisir biaya.
Penerapan lean hospital melalui manajemen rumah sakit dengan mengidentifikasi aktivitas maupun proses yang tidak bernilai (NVA) yang merupakan inefisiensi diusahakan dikurangi bahkan dihilangkan melalui aktivitas perbaikan secara berkelanjutan dengan metode pelaksanaan lean. Pada penerapannya di rumah sakit, inefisiensi (waste) dapat dikategorikan menjadi 8 waste atau pemborosan, serta menciptakan aktivitas maupun proses bernilai (VA).
Pemberhentian terhadapa layanan di rumah sakit yang mengakibatkan terjadinya idle time atau waktu tunggu mengakibatkan produktivitas layanan akan terganggu. Halting bisa ditemukan diberbagai layanan medis maupun menejerial ataupun administrative, respon yang lama serta tidak memiliki standar dari batas maksimal waktu layanan, mengakibatkan terjadinya idle time pada proses layanan yang diberikan oleh rumah sakit.
Ketika halting dibiarkan dan tidak dilakukan penyelesaian terhadap hal ini, memungkinkan akan terjadinya penumpukan terhadap pelanggan yang mengharapkan layanan cepat dari rumah sakit, sehingga ketidakpuasan pelanggan terhadap layanan yang diberikan oleh rumah sakit akan membuat performance menurun serta tingkat kepercayaan costumer terhadap rumah sakit akan jauh berada pada level terendah dari tingkat kepuasanan.
Anda akan banyak menemukan hal ini terjadi pada layanan rumah sakit, dimana pasien harus banyak menghabiskan waktu melewati proses administrative maupun prosedur untuk mendapatkan layanan rumah sakit. Perlu diketahui bahwa costumer tidak membayar untuk melewati prosedur akan tatapi membayar untuk mendapat alayanan dari rumah sakit agar dapat menyembuhkan serta mendapat penanganan terhadap keluhannya.
Anda dapat membayangkan ketika satu aktivitas yang sama dilakukan oleh setiap unit, berapa waktu atau lead time maupun cycle time yang dibutuhkan dalam menyelesaikan serta mendapati layanan yang akan diberikan kepada pasien.
Kesalahan-kesalahan ini jika disadari justru akan merugikan rumah sakit baik berupa waktu maupun cost dan lebih diperparah lagi justru akan membahayakan nyawa pasien. Slips ini bukan hanya terjadi pada layanan pengobatan maupun penanganan terhadap pasien dalam bidang medis akan tetapi juda dapat terjadi pada administratif.
Slips dapat terjadi kerena beberapa faktor seperti kesalahan dalam menerima maupun memberi informasi atau miskomunikasi, kesalahan dalam inputing data, kesalahan dalam memberikan dosis dan lainnya. Faktor kesalahan dapat beragam terutama kesalahan yang dibuat oleh kecerobohan sumberdaya, hal ini tidak bisa dianggap sepele karena setiap kesalahan kecil akan berdampak kepada pelayanan terutama kepada pasien dan akan menjadi tolak ukur dari performance rumah sakit itu sendiri.
Dalam mengidentifikasi sebuah proses NVA, anda dapat menggunakan lean metrix, dengan tujuan mempersingkat alur sehingga pelayanan birokrasi dalam rumah sakit tidak terlalu panjang yang megakibatkan tingginya processing time ataupun lead time. Perlu dilakukannya perbaikan serta mempersingkat lead time dalam alur proses birokrasi akan mempercepat penanganan terhadap pasien sehingga pelayanan dapat diberikan kepada pasien sesegera mungkin.
Dengan perkembangan teknologi seperti sekarang ini, proses alur juga dapat dilakukan dengan menghilangkan atau mengurangi penggunaan kertas atau proses manual. Akses informasi yang dapat diberikan melalui sistem komputerisasi baik itu alur pengambilan nomor antrian maupun lainnya dapat mulai dikembangkan serta diterapkan pada rumah sakit. Selain akan ramah terhadap pengurangan penggunaan kertas sehingga terjaganya lingkungan dengan mengurangi limbah industry berupa kertas serta penebangan pohon juga memudahkan pelanggan atau pasien dalam mengetahui status maupun informasi terkait atau yang dibutuhkan.
Dalam hal ini bisa diambil sebuah contoh seperti sirkulasi dokumen untuk validasi atau untuk mendapatkan persetujuan pada sebuah dokumen agar pasien dari IGD yang memerlukan sarana diagnostik penunjang dikerjakan sebelum ditransfer ke ruangan rawat inap, dan lain sebagiannya.
Aktivitas ekstra yang memakan waktu karena perencanaan, peletakan alat, penyimpanan benda, atau penataan ruang terkait pekerjaan merupakan sebuah inefisiensi, seperti saat akan mengambil obat emergency yang berada di dalam lemari obat yang dikunci, dibutuhkan waktu untuk mencari kunci agar lemari tersebut dapat terbuka dan obat dapat terambil.
Hal ini tidak akan terjadi ketika dalam penerapan lean hospital diperkuat dengan aktivitas 5S atau 5R di rumah sakit.
Kebudayaan ini dapat lahir ketika stakeholders mempromosikan lean hospital hingga ke level paling bawah dari organisasi perusahaan melalui pemantapan visi serta misi rumah sakit yang didalamnya adalah setiap aktivitas mengikutsertakan kegiatan perbaikan secara berkelanjutan dengan mengikutsertakan karyawan.
Keikutsertaan karyawan dalam menciptakan budaya lean atau continous improvement dapat dilakukan melalui aktivitas kaizen, baik itu dialy kaizen, kaizen event dan lainnya. Sangat penting bagi stakeholders maupun top level dari organisasi mendengarkan gagasan serta ide yang terdapat dan diberikan oleh karyawan, karena ketika hal ini tidak terjadi maka aktivitas rumah sakit dalam menerapkan sistem lean akan membuang potensi ide besar dari karyawan dan hal ini justru merupakan sebuah kerugian terbesar dalam investasi rumah sakit.
Demikian tulisan kami tentang 8 Wastes Dalam Penerapan Lean Manajemen Rumah Sakit. Semoga dengan tulisan ini dapat bermanfaat bagi anda yang sedang mencari referensi tentang pelaksanaan lean terutama terkait dengan pemborosan yang harus dikurangi bahkan dihilangkan dalam aktivitas rumah sakit, sehingga rumah sakit dapat bersaing dan berkembang melalui perubahan menuju kearah lebih baik terutama bagi pengunjung setia blogcoretangw.blogspot.com.
Kami ucapkan terimakasih telah menyediakan waktu untuk berkunjung serta membaca tulisan yang terdapat pada Coretan Lean, jika ada pembahasan yang terlewatkan dari tulisan kami ataupun ada ide maupun masukkan yang terkait dengan tulisan kali ini, silahkan anda tulis pada kolom komentar yang terdapat pada blog ini.
Penerapan lean hospital melalui manajemen rumah sakit dengan mengidentifikasi aktivitas maupun proses yang tidak bernilai (NVA) yang merupakan inefisiensi diusahakan dikurangi bahkan dihilangkan melalui aktivitas perbaikan secara berkelanjutan dengan metode pelaksanaan lean. Pada penerapannya di rumah sakit, inefisiensi (waste) dapat dikategorikan menjadi 8 waste atau pemborosan, serta menciptakan aktivitas maupun proses bernilai (VA).
8 Wastes Atau Inefisiensi Pada Pelaksanaan Lean Management Hospital
1. Waktu Berhenti Saat Pelayanan atau Halting
Ketika halting dibiarkan dan tidak dilakukan penyelesaian terhadap hal ini, memungkinkan akan terjadinya penumpukan terhadap pelanggan yang mengharapkan layanan cepat dari rumah sakit, sehingga ketidakpuasan pelanggan terhadap layanan yang diberikan oleh rumah sakit akan membuat performance menurun serta tingkat kepercayaan costumer terhadap rumah sakit akan jauh berada pada level terendah dari tingkat kepuasanan.
Anda akan banyak menemukan hal ini terjadi pada layanan rumah sakit, dimana pasien harus banyak menghabiskan waktu melewati proses administrative maupun prosedur untuk mendapatkan layanan rumah sakit. Perlu diketahui bahwa costumer tidak membayar untuk melewati prosedur akan tatapi membayar untuk mendapat alayanan dari rumah sakit agar dapat menyembuhkan serta mendapat penanganan terhadap keluhannya.
2. Overproducing atau Produksi Yang Dilakukan Secara Berlebihan
Dalam aktivitas rumah sakit, banyak terjadi pengulangan aktivitas ataupun overproducing yang seharusnya hal tersebut tidak perlu. Mengulangi aktivitas yang sama berkali-kali akan menyita waktu yang seharusnya hal ini tidak diperlukan. Dalam hal overproduce bisa diambil contoh seperti menulis ulang identitas pasien di banyak formulir, melakukan pemeriksaan yang tidak ada indikasi, tidak berbagi informasi yang dibutuhkan oleh unit lain yang mengakibatkan unit lain melakukan aktivitas yang sama dan sebenarnya aktivitas tersebut telah dilakukan oleh unit sebelumnya.Anda dapat membayangkan ketika satu aktivitas yang sama dilakukan oleh setiap unit, berapa waktu atau lead time maupun cycle time yang dibutuhkan dalam menyelesaikan serta mendapati layanan yang akan diberikan kepada pasien.
3. Slips
Slips merupakan kesalahan maupun mendekati kesalahan atau segala kesalahan yang dibuat karena kurang konsentrasi, kurang terlatih, kerusakan teknis, dan lainnya yang mengakibatkan diperlukannya sebuah koreksi atau perbaikan yang memakan waktu.Kesalahan-kesalahan ini jika disadari justru akan merugikan rumah sakit baik berupa waktu maupun cost dan lebih diperparah lagi justru akan membahayakan nyawa pasien. Slips ini bukan hanya terjadi pada layanan pengobatan maupun penanganan terhadap pasien dalam bidang medis akan tetapi juda dapat terjadi pada administratif.
Slips dapat terjadi kerena beberapa faktor seperti kesalahan dalam menerima maupun memberi informasi atau miskomunikasi, kesalahan dalam inputing data, kesalahan dalam memberikan dosis dan lainnya. Faktor kesalahan dapat beragam terutama kesalahan yang dibuat oleh kecerobohan sumberdaya, hal ini tidak bisa dianggap sepele karena setiap kesalahan kecil akan berdampak kepada pelayanan terutama kepada pasien dan akan menjadi tolak ukur dari performance rumah sakit itu sendiri.
4. Process of Non Value Added (NVA) atau Proses Yang Tidak Memiliki Nilai
Proses NVA banyak dalam aktivitas rumah sakit terjadi terdapat pada alur pelayanan. Pemetaan terhadap proses (VSM) sangat perlu dilakukan sehingga memudahkan dalam mengidentifikasi sebuah alur proses yang seharusnya dapat diringkas maupun dilakukan perbaikan.Dalam mengidentifikasi sebuah proses NVA, anda dapat menggunakan lean metrix, dengan tujuan mempersingkat alur sehingga pelayanan birokrasi dalam rumah sakit tidak terlalu panjang yang megakibatkan tingginya processing time ataupun lead time. Perlu dilakukannya perbaikan serta mempersingkat lead time dalam alur proses birokrasi akan mempercepat penanganan terhadap pasien sehingga pelayanan dapat diberikan kepada pasien sesegera mungkin.
Dengan perkembangan teknologi seperti sekarang ini, proses alur juga dapat dilakukan dengan menghilangkan atau mengurangi penggunaan kertas atau proses manual. Akses informasi yang dapat diberikan melalui sistem komputerisasi baik itu alur pengambilan nomor antrian maupun lainnya dapat mulai dikembangkan serta diterapkan pada rumah sakit. Selain akan ramah terhadap pengurangan penggunaan kertas sehingga terjaganya lingkungan dengan mengurangi limbah industry berupa kertas serta penebangan pohon juga memudahkan pelanggan atau pasien dalam mengetahui status maupun informasi terkait atau yang dibutuhkan.
5. Inventory
Penyediaan barang yang berlebihan maupun pengelolaan logistik serta gudang yang tidak tertib dengan jumlah inventaris yang berlebihan, bukan memberikan keuntungan terhadap rumah sakit akan tetapi cost yang dibutuhkan akan melebihi dari budget yang telah ditetapkan, hal ini dapat terjadi karena makin banyaknya inventory dalam rumah sakit maka makin banyaknya biaya yang dibutuhkan baik itu berupa area, waktu maupun sumberdaya yang akan digunakan untuk mengelola inventory tersebut.6. Transportation atau Transportasi
Merupakan sebuah aktivitas dari suatu tempat ke tempat yang lain atau dari satu unit ke unit lainnya sebagai proses alur kerja yang membutuhkan waktu dalam menyelesaikan sebuah layanan rumah sakit. Rangkaian alur yang tidak beraturan justru akan membuat meningkatnya waktu dalam penyelesaian sebuah proses, terutama ketika terjadi kegiatan berulang yang membutuhkan aktivitas bolak-balik sebelum mencapai tujuan akhirnya.Dalam hal ini bisa diambil sebuah contoh seperti sirkulasi dokumen untuk validasi atau untuk mendapatkan persetujuan pada sebuah dokumen agar pasien dari IGD yang memerlukan sarana diagnostik penunjang dikerjakan sebelum ditransfer ke ruangan rawat inap, dan lain sebagiannya.
7. Action atau Movement
Merupakan sebuah aktivitas gerak yang dilakukan pada area kerja yang membutuhkan waktu lama dalam menyelesaikan pekerjaan, umumnya motion maupun movement ini akan menghambat cycle time penyelesaian serta memperlambat kinerja karyawan.Aktivitas ekstra yang memakan waktu karena perencanaan, peletakan alat, penyimpanan benda, atau penataan ruang terkait pekerjaan merupakan sebuah inefisiensi, seperti saat akan mengambil obat emergency yang berada di dalam lemari obat yang dikunci, dibutuhkan waktu untuk mencari kunci agar lemari tersebut dapat terbuka dan obat dapat terambil.
Hal ini tidak akan terjadi ketika dalam penerapan lean hospital diperkuat dengan aktivitas 5S atau 5R di rumah sakit.
8. Lack of Employee Engagement atau Kurangnya Keikutsertaan Karyawan
Keberhasilan dalam penerapan lean hospital tidak hanya dilihat seberapa banyak lean tools yang digunakan dalam aktivitas rumah sakit, maupun seberapan banyak karyawan mengetahui tentang penerapan lean manajemen rumah sakit, akan tetapi seberapa besar kebudayaan lean hadir dalam setiap aktivitas rumah sakit.Kebudayaan ini dapat lahir ketika stakeholders mempromosikan lean hospital hingga ke level paling bawah dari organisasi perusahaan melalui pemantapan visi serta misi rumah sakit yang didalamnya adalah setiap aktivitas mengikutsertakan kegiatan perbaikan secara berkelanjutan dengan mengikutsertakan karyawan.
Keikutsertaan karyawan dalam menciptakan budaya lean atau continous improvement dapat dilakukan melalui aktivitas kaizen, baik itu dialy kaizen, kaizen event dan lainnya. Sangat penting bagi stakeholders maupun top level dari organisasi mendengarkan gagasan serta ide yang terdapat dan diberikan oleh karyawan, karena ketika hal ini tidak terjadi maka aktivitas rumah sakit dalam menerapkan sistem lean akan membuang potensi ide besar dari karyawan dan hal ini justru merupakan sebuah kerugian terbesar dalam investasi rumah sakit.
Demikian tulisan kami tentang 8 Wastes Dalam Penerapan Lean Manajemen Rumah Sakit. Semoga dengan tulisan ini dapat bermanfaat bagi anda yang sedang mencari referensi tentang pelaksanaan lean terutama terkait dengan pemborosan yang harus dikurangi bahkan dihilangkan dalam aktivitas rumah sakit, sehingga rumah sakit dapat bersaing dan berkembang melalui perubahan menuju kearah lebih baik terutama bagi pengunjung setia blogcoretangw.blogspot.com.
Kami ucapkan terimakasih telah menyediakan waktu untuk berkunjung serta membaca tulisan yang terdapat pada Coretan Lean, jika ada pembahasan yang terlewatkan dari tulisan kami ataupun ada ide maupun masukkan yang terkait dengan tulisan kali ini, silahkan anda tulis pada kolom komentar yang terdapat pada blog ini.
Post a Comment for "8 Inefisiensi (Wastes) Dalam Penerapan Lean Manajemen Rumah Sakit"